Quand vous achetez un ou plusieurs appartements dans un immeuble, vous devenez copropriétaire. Sachez que la majorité des appartements est concernée par le régime de la copropriété. En plus de détenir des parties privatives de l'immeuble telles que les box, les places de parking et, bien sûr, l'appartement dont vous êtes propriétaire, vous possédez une quote-part des parties communes. Celle-ci est déterminée en fonction de la superficie du logement que vous possédez. C'est la quote-part qui va déterminer la répartition des charges de copropriété. Un syndic de copropriété, qu'il soit bénévole ou professionnel, doit assurer la gestion administrative de la copropriété. Il est ainsi soumis à de nombreuses obligations. En cas de manquement à ces obligations, les copropriétaires peuvent décider de la révocation du syndic à tout moment.
Dans quels cas faut-il envisager de changer de syndic de copropriété ?
Les copropriétaires peuvent changer de syndic dans les situations suivantes si le mandat de l'actuel syndic arrive à échéance (la date de fin de mandat est précisée dans les procès-verbaux de l'assemblée générale précédente). Cette démarche est également envisageable si le syndic démissionne, ou que ce dernier est révoqué en cas de faute ou de manquement à ses obligations.
Si le syndic de copropriété démissionne, il est tenu de vous notifier sa décision au moins trois mois à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception. S'il a manqué à ses obligations légales ou contractuelles, vous pouvez le révoquer à tout moment. Dans ce cas, il faut s'assurer que la transition de syndic de copropriété se fasse en douceur.
Voici quelques cas qui peuvent justifier la révocation d'un syndic :
- Début des travaux sans autorisation des copropriétaires sur une assemblée générale et en contradiction avec une résolution exigeant la tenue d'une assemblée générale extraordinaire.
- Choix d'un prestataire autre que celui choisi par les copropriétaires lors d'une assemblée générale.
- Réalisation tardive des travaux votés en assemblée afin que les subventions notifiées ne soient plus accordées.
- Non-souscription, par le syndic, de l'assurance obligatoire.
Comment procéder au changement du syndic de copropriété ?
Quel que soit le motif du changement du syndic, cette décision doit être votée en assemblée générale extraordinaire. Une révocation, quant à elle, doit être appuyée par des preuves incontestables solides et variées de la négligence du syndic. Voici les étapes à suivre pour organiser au mieux le changement de syndic.
1. Trouver des candidats pour un nouveau syndic
Afin de vous assurer que le syndic puisse bien remplir ses fonctions, il vous faut lister les missions importantes que ce gestionnaire devra remplir. Vous devez également accorder une attention particulière aux éléments suivants :
- le type d'immeubles géré : le syndic doit prendre en main la gestion de copropriétés similaires ;
- le nombre de lots gérés : un syndic ne doit pas gérer plus de 25 immeubles (1000 lots) pour pouvoir consacrer le temps qu'il faut à chaque copropriété ;
- la disponibilité du syndic.
2. Comparer les offres
Le contrat du syndic doit être conforme au contrat-type qui est composé de 2 annexes : la première inclut les prestations de gestion courante obligatoires et la seconde comporte les prestations particulières, propres à chaque copropriété, qui peuvent faire l'objet d'une rémunération supplémentaire.
Quand vous comparez les offres, veillez à vérifier que le contrat proposé par le syndic soit conforme au contrat-type, qu'il n'a pas ajouté des clauses supplémentaires. Comparez la durée, le prix du forfait annuel, la durée de l'assemblée générale incluse dans le forfait, le nombre de visites et de réunions avec le conseil syndical, la rémunération sur les travaux et le tarif des prestations particulières.
Le conseil d'administration joue un rôle majeur dans la sélection du futur syndic. C'est le jury qui identifie généralement les candidats, demande les devis, analyse et compare les offres reçues et négocie le contrat avec le ou les candidat(s) sélectionné(s) pour proposer sa nomination lors d'une réunion des copropriétaires. En d'autres termes, ce travail de sélection nécessite une forte implication des membres du Conseil et des compétences techniques et juridiques qui ne sont pas forcément à la portée de tous. D'autant plus que les contrats des syndics sont difficiles à comparer entre eux.
Le conseil d'administration peut émettre un bref avis écrit sur chacun des projets de contrat du syndic. Dans ce cas, cet avis est ensuite joint à la convocation de l'assemblée générale, accompagné des projets de contrats. L'avis n'est pas obligatoire et les administrateurs peuvent à la place, lors d'une réunion, faire une présentation verbale des différents contrats qu'ils ont collectés, en expliquant leurs préférences.
3. Tenir une assemblée générale
Le licenciement d'un syndic suppose en principe la tenue d'une assemblée générale extraordinaire avec une procédure de convocation relativement lourde. Cette révocation peut avoir lieu à tout moment avant l'expiration du terme convenu, à condition que la révocation soit justifiée. Le droit de révocation ne peut être exercé que pour un motif légitime. Vous devez alors envoyer un courrier à votre syndic actuel par lettre recommandée avec accusé de réception comprenant :
- le projet de résolution : « Révocation du syndic » ;
- les fautes motivant la fin anticipée du mandat.
Il appartient aux copropriétaires d'apporter la preuve d'un motif sérieux et légitime, notamment un manquement aux obligations contractuelles ou légales du syndic.
Au moment du vote, le syndic qui remporte le plus de voix est élu si la majorité est atteinte. Dans le cas contraire, un deuxième vote aura lieu sur les syndics qui ont remporté au moins un tiers des voix.
Un congédiement dûment approuvé par un vote à majorité lors d'une assemblée générale extraordinaire des copropriétaires met immédiatement fin aux fonctions du syndic. Par la suite, le gestionnaire d'immeuble n'a plus le droit de réclamer de frais. Les copropriétaires doivent cependant être conscients qu'en cas de licenciement abusif, le syndic de leur immeuble peut réclamer des dommages et intérêts.
Le nouveau syndic est, en général, opérationnel 1 à 2 mois après l'assemblée générale extraordinaire. C'est le temps nécessaire pour récupérer tous les documents et fonds auprès de l'ancien syndic.
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