Certains salariés, le plus souvent des commerciaux, peuvent profiter d’avantages en nature par leur entreprise. Il peut s’agir de la fourniture d’un logement ou d’un téléphone, de nourriture ou encore de la mise à disposition d’une voiture. Dans ce dernier cas, on parle d’avantage en nature véhicule. Cependant, il ne faut pas confondre cette notion avec la voiture de fonction ou le véhicule de service. Découvrez la différence entre ces trois termes. Et suivez nos conseils pour calculer l’avantage en nature véhicule, que vous soyez une entreprise ou un salarié.
Qu’est-ce que l’avantage en nature véhicule ?
Un véhicule d’entreprise est parfois mis à disposition de certains salariés, généralement des commerciaux ou des cadres. Il s’agit d’un usage mixte, c’est-à-dire qu’ils l’utilisent à des fins professionnelles et personnelles (en famille, le week-end, pendant les vacances…). A ce titre, l’utilisation privée représente un avantage en nature, d’où la notion « avantage en nature véhicule », que l’employeur soit le propriétaire de la voiture ou le locataire (en leasing).
L’assurance auto couvre le salarié pour l’utilisation du véhicule de prêt pendant les heures de travail, mais aussi en dehors.
L’évaluation de l’avantage en nature peut s’effectuer, au choix de l’entreprise, soit en tenant compte des dépenses réellement engagées, soit sur une base forfaitaire.
Voiture de fonction : est-ce un avantage en nature véhicule ?
Vous pouvez avoir un véhicule de fonction et ne pas bénéficier d’avantage en nature véhicule. On parle alors de véhicule de service. Il sert à effectuer le trajet domicile/lieu de travail ou la réalisation de certaines tâches. Son prêt n’a aucune répercussion sur le salaire brut du salarié.
Le dispositif ne s’applique pas dans les cas suivants :
- le salarié restitue le véhicule lorsqu’il est en repos et pendant ses congés. Par conséquent, il ne dispose pas du véhicule de manière permanente ;
- l’utilisation de la voiture ou de l’utilitaire pendant la semaine à titre privé constitue le prolongement des déplacements professionnels ;
- le salarié paie une compensation financière telle qu’une retenue de salaire et le montant de la contribution est supérieure à celui de l’avantage en nature ;
- le véhicule utilitaire n’est utilisé qu’à des fins professionnelles et l’employeur l’a indiqué par écrit dans le règlement intérieur, une circulaire ou un autre courrier (écrit ou dématérialisé).
L’entreprise doit démontrer qu’il s’agit d’une voiture de service et non d’un avantage en nature. Pour cela, il faut prouver que l’utilisation du véhicule est indispensable à l’activité professionnelle. La voiture n’est pas mise à disposition de manière continue et elle ne relève pas d’un usage privé. Enfin, l’employeur doit fournir la preuve que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun en raison d’un trajet domicile/lieu de travail non desservi ou parce que les conditions ou horaires de travail sont particuliers.
Comment calculer l’avantage en nature véhicule ?
Les deux options de calcul
Si vous utilisez votre véhicule de fonction de manière permanente à des fins professionnelles et privées, l’avantage en nature est évalué. Le calcul est possible en fonction de deux options, au choix de l’employeur :
- sur la base des dépenses réellement engagées ;
- en tenant compte d’un forfait annuel. Il sera exprimé en pourcentage du coût d’achat du véhicule ou du coût global annuel. Celui-ci prendra compte de plusieurs éléments tels que la location, l’entretien et l’assurance du véhicule (en TTC).
Évaluation sur la base des dépenses réelles
Pour calculer l’avantage en nature véhicule en fonction des dépenses réellement engagées, il convient de prendre en considération :
- si l’entreprise possède ce véhicule, autrement dit si elle en est propriétaire : l’amortissement de l’achat de la voiture sur 5 ans, soit 20 % de sa valeur (TTC), l’assurance, les frais de carburants payés par l’employeur pour l’usage privé, les frais d’entretien. Pour un véhicule de plus de 5 ans, l’amortissement de l’achat du véhicule n’est pas de 20 % mais de 10 % ;
- si l’employeur loue le véhicule : le coût global annuel de la location, l’entretien, l’assurance, les frais de carburant payés par l’entreprise pour l’utilisation privée.
Évaluation d’après un forfait annuel
Pour fixer le montant de l’avantage en nature en se basant sur un forfait annuel, il faut retenir les dépenses suivantes :
- si l’employeur est propriétaire du véhicule : évaluation sur la base de 9 % du coût d’achat. Si le véhicule a plus de 5 ans, l’évaluation s’effectue sur la base de 6 %. Et si l’entreprise prend à sa charge le carburant, il faut ajouter les dépenses inhérentes, soit en termes de frais réels, soit selon un forfait global de 12 % du coût d’achat de la voiture (ou 9 % en cas d’ancienneté supérieure à 5 ans) ;
- en cas de location par la société : évaluation sur la base de 30 % du coût global incluant la location, l’entretien ainsi que l’assurance de la voiture. Si l’entreprise paie le carburant, ajoutez les dépenses qui s’y rapportent, soit en fonction d’un forfait global de 40 % du coût global annuel (location, entretien, assurance, carburant).
Est-ce que l’employeur peut retirer cet avantage à un salarié ?
Du jour au lendemain, est-ce que le salarié qui bénéficie de l’avantage en nature véhicule peut ne plus en profiter ? La réponse est non. En effet, l’employeur ne peut pas mettre fin à l’octroi de cet avantage quand il le désire. La décision de retrait doit recevoir l’accord préalable du salarié.
Il convient de savoir qu’un avantage en nature représente un élément de rémunération. Sa suppression a un impact sur la rémunération du salarié. Il s’agit donc d’un préjudice qu’il faut réparer par des dommages-intérêts.
Salarié : comment déclarer un avantage nature aux impôts ?
L’avantage en nature représente une rémunération imposable. Il doit donc être déclaré par le salarié qui en bénéficie. Celui-ci indiquera sa valeur sur sa déclaration d’impôt sur le revenu, dans la catégorie des traitements et salaires.
Puisqu’il s’agit d’un élément de rémunération, l’avantage en nature véhicule est aussi soumis aux cotisations sociales. Leur valeur figure sur la fiche de paie du salarié. Il faut en tenir compte dans sa déclaration.
A lire aussi : Tout savoir sur les notes de frais.
Le remboursement des frais de transport par l'employeur
Dans le cas où vous ne pouvez pas profiter d'un avantage en nature, vous pouvez vous renseigner sur le remboursement transport employeur. En effet, il est possible d'obtenir un remboursement total ou partiel de vos frais, à condition évidemment de fournir un justificatif.
Si vous prenez les transports en commun pour vous rendre au travail, même si vous êtes à temps partiel, vous devez prendre un abonnement. Les tickets à l'unité ne rentrent pas dans les critères. Vous serez indemnisé mensuellement par votre employeur et cela sera indiqué sur votre fiche de paie. Sachez aussi que c'est exonéré d'impôt.
Dans le cas où vous souhaitez venir travailler à vélo ou à trottinette, par exemple, votre employeur n'est pas obligé de vous indemniser. Si vous pouvez obtenir un remboursement, vous devez regarder ce qui est indiqué dans l'accord collectif. Là aussi, vous devrez apporter les pièces justificatives demandées.
Par ailleurs, il existe le Forfait Mobilités Durables. Il est fixé à 800 € par an et par salarié. Sachez que c'est cumulable avec le remboursement des frais si vous prenez les transports en commun.
