Une note de frais est un document indiquant les frais professionnels engagés, sur une période donnée, par un salarié. Elle permet à ce dernier de demander un remboursement à son employeur. Mais pour que cette demande soit validée, il est important qu’elle respecte un certain nombre de règles et de critères. Nos experts vous font un topo détaillé.
Quels sont les différents types de notes de frais ?
Il n’y a pas de liste exhaustive des notes de frais remboursables en entreprise. Voici cependant les plus courantes :
Les frais de déplacement
L’employeur est tenu de rembourser les frais de déplacement du salarié si :
- Le lieu d’une mission est situé à plus de 50 kilomètres de son domicile ;
- Il est impossible d’effectuer le trajet pour la mission en moins de 90 minutes via un transport en commun.
Si le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le déplacement, il est en droit de toucher des indemnités kilométriques. Dans le cas d’un voyage en train, bus ou avion, ou encore d’une location de voiture, les billets, frais de carburant et de péages doivent intégralement être pris en charge.
Les frais d’hébergement
Si le déplacement est effectué dans les conditions évoquées précédemment, l’employeur est tenu de rembourser les nuitées d’hôtel. Il en est de même pour les dépenses de logement engagées par l’employé.
Les frais de repas
Si l’employé invite un client à déjeuner ou à dîner, il peut également demander un remboursement des frais. La condition imposée ici est de mentionner le nom du client, sa profession, ainsi que le nom de l’entreprise dans la note de frais. Mais attention ! Les entreprises définissent généralement un plafond qui peut varier en fonction du moment du repas (déjeuner ou dîner).
Les frais de télétravail
Avec la globalisation du travail à distance, les employés ont désormais la possibilité de se faire rembourser une partie des frais liés au télétravail. Sont notamment concernés, les frais de forfait Internet et mobile, et même une partie du loyer.
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Quelles sont les modes de remboursement d’une note de frais ?
L’entreprise a l’obligation légale de rembourser les dépenses effectuées par les salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Pour cela, elle a le choix entre deux modes de remboursement :
Le remboursement intégral
Comme son nom l’indique, le remboursement intégral consiste à rembourser les salariés à la hauteur des différents frais engagés. De leur côté, les salariés doivent produire tous les détails de chaque dépense sur leur note. La demande de remboursement doit également être soutenue par des justificatifs de notes de frais. Il peut s’agir d’une facture, d’un ticket de caisse ou encore d’un reçu. En cas d’absence de justificatifs, l’entreprise se réserve le droit de ne pas donner suite à la demande de remboursement.
La déduction forfaitaire
Le remboursement par déduction forfaitaire consiste à reverser une allocation fixe, quel que soit le montant des frais avancés. Par exemple, si le forfait déjeuner est de 50€, le salarié reçoit exactement cette somme, même s’il a payé 75€. Pour ce type de remboursement, les salariés n’ont pas l’obligation de fournir des justificatifs. Ils doivent cependant préciser les motifs des dépenses.
Attention aux délais de remboursement des notes de frais
L’employeur a l’obligation de rembourser les notes de frais dans un délai maximum de 5 ans. Mais attention ! Selon la jurisprudence, il est en droit d’imposer à ses salariés un délai pour produire les justificatifs et formuler une demande de remboursement. Si ce délai n’est pas respecté, l’employeur peut ne pas procéder au remboursement.
Que faire en cas de perte des justificatifs d’une note de frais ?
La plupart des employeurs exigent particulièrement la production des justificatifs de note de frais. Ce qui est totalement normal, car ils ont eux-mêmes l’obligation de justifier toutes les dépenses professionnelles. Dans le cas contraire, ils s’exposent à un redressement en cas de contrôle de l’URSSAF. Si vous ne produisez pas de justificatif, la dépense sera donc considérée comme une dépense personnelle. Par conséquent, elle ne sera pas remboursée par l’entreprise.
Si vous perdez un justificatif de note de frais, le premier réflexe est donc de demander un duplicata au marchand et de l’ajouter à la note de frais. Dans le cas où votre demande n’aboutit pas, vous pouvez rédiger une déclaration sur l’honneur. Celle-ci doit stipuler que votre dépense a été bel et bien effectuée dans un cadre professionnel.
Pour être valable, elle doit comprendre :
- Votre identité ;
- Vos coordonnées ;
- Les détails de la dépense ;
- Votre signature ;
- La mention « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. ».
L’entreprise peut également demander un relevé de compte ou un relevé de carte pour attester qu’un paiement a bien été effectué à la date mentionnée dans votre déclaration.
Comment établir une note de frais ?
Le modèle de note de frais varie d’une entreprise à une autre. Toutefois, selon le type de frais, il doit obligatoirement comprendre les informations suivantes :
- La date ;
- Le nom de l’employé ;
- La nature de la mission ;
- Le type de frais ;
- La raison du déplacement ;
- Le nombre de kilomètres effectués ;
- Le trajet effectué ;
- Le nom des invités et le motif de l’invitation ;
- Le lieu de la mission ;
- Le montant total ;
- Le montant de la TVA.
Pour une gestion optimale au sein de l’entreprise, il est intéressant de proposer un modèle commun pour tous les collaborateurs. Ce modèle unique peut prendre la forme d’un formulaire papier ou d’un tableau Excel à renseigner. Pour plus d’efficacité, l’entreprise peut également mettre à la disposition de son personnel un logiciel d’enregistrement de notes de frais.
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