Réduisez les coûts de la gestion de vos notes de frais avec Expensya !

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Chaque année, les entreprises mettent en place de nouvelles actions afin de réduire les coûts au quotidien. Cet objectif est central dans la plupart des sociétés. Il est alors intéressant de réaliser de nouvelles actions efficaces pour réduire les dépenses liées notamment à toute la gestion des notes de frais.

En effet, ce domaine professionnel exige du temps et de l’investissement financier pour l’entreprise. Il faut alors trouver des solutions pour optimiser toutes ses tâches. Ainsi, comment réduire les dépenses pour gérer ses notes de frais ?

Note de frais : des dépenses importantes pour l’entreprise

La gestion des notes de frais est une dépense importante dans la vie d’une entreprise.

Dans un premier temps, il faut y consacrer du temps. En effet, chaque salarié doit conserver ses justificatifs afin de les entrer dans un système informatique pour faire une demande de remboursement.

Ensuite, un supérieur hiérarchique doit vérifier les informations saisies pour pouvoir valider le remboursement de la note de frais.

Enfin, c’est le service comptabilité qui exige certainement le plus de temps. Le ou la comptable de l’entreprise doit alors traiter les dépenses, vérifier les informations et ressaisir celles-ci dans son logiciel comptable. L’investissement en temps est donc particulièrement important. Et dans une entreprise, le temps est de l’argent !

Diminuer les coûts liés à la gestion des notes de frais avec un gestionnaire

Pour être pris en charge par l’entreprise, la note de frais exige le respect d’un processus strict qui prend du temps. Investir dans un gestionnaire permet alors d’optimiser le traitement des notes des salariés pour faire gagner du temps, mais aussi de l’argent à l’entreprise.

Optimiser les tâches avec un gestionnaire

Depuis le 22 mars 2017, les factures professionnelles peuvent être conservées sous une forme numérique. L’utilisation d’un gestionnaire est alors une solution totalement adaptée. Les justificatifs des salariés sont conservés sur une plateforme informatique dédiée à cette activité.

Le gestionnaire de notes permet aussi de vous faire gagner du temps. Dans un premier temps, il vous permet de saisir beaucoup plus rapidement une note de frais. En effet, ces outils sont dotés d’un scan pour enregistrer en un clic vos justificatifs sous un format numérique. Vous pouvez alors transférer rapidement l’ensemble de vos documents aux personnes concernées au sein de l’entreprise pour un traitement beaucoup plus simple et plus rapide.

Cette solution permet d’économiser environ 80% du temps auparavant dédié au traitement des notes de frais. Pensez-y !

Centraliser les données pour éviter les erreurs

La centralisation des données permet aux équipes de réaliser beaucoup moins d’erreurs lors de la gestion d’une note de frais. Ainsi, l’entreprise diminue ses pertes financières puisqu’elle n’a plus à rembourser une note de frais erronée.

De plus, cette centralisation aide l’entreprise à avoir une vue d’ensemble beaucoup plus efficace au quotidien. En effet, il est possible de connaître l’ensemble des dépenses professionnelles sous la forme de tableaux. L’entreprise peut alors procéder à des analyses mensuelles ou annuelles pour ajuster ses actions et prendre les meilleures décisions.

Ainsi, la centralisation des données est un avantage considérable pour une gestion des notes de frais optimisée.

Améliorer la gestion comptable d’une dépense professionnelle

Le traitement comptable est aussi largement simplifié lorsque toutes les informations sont regroupées au sein d’un même espace. En effet, le ou la comptable de la société peut procéder à l’enregistrement de la note de frais de façon beaucoup rapide. Les données recueillis par les salariés lui sont directement transférées. Vous pouvez connaître les 5 erreurs à ne surtout pas commettre en entreprise selon le magazine numérique daf-magg.fr.

En définitive, la gestion des notes de frais est simplifiée pour toutes les équipes de l’entreprise. Ces solutions permettent ainsi aux entreprises d’être beaucoup plus productives. Elles peuvent gagner en efficacité et réduire les pertes de temps dans différents domaines. Une solution à retenir pour toutes les sociétés qui souhaitent aussi réaliser des économies.

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