Comment gérer ses notes de frais en entreprise ?

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La gestion des notes de frais peut commencer à poser problème quand l'entreprise se développe et emploie plusieurs collaborateurs. En effet, les demandes de remboursement s'entassent et leur gestion prend de plus en plus de temps. Découvrez nos conseils pour mieux gérer cet aspect administratif très chronophage.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Il s'agit d'un justificatif qui retrace une dépense réalisée par un dirigeant ou un salarié dans le cadre de ses missions professionnelles. La note de frais doit être dressée pour que le collaborateur se fasse rembourser par l'entreprise. Bien entendu, cette option est uniquement possible pour les dépenses personnelles réalisées au profit de l'activité professionnelle. De plus, elles doivent être justifiables.

Dans la pratique, il y a trois systèmes qui permettent de se faire rembourser dans le cadre de la gestion des notes de frais.

  • D'abord, il y a le système de remboursement aux frais réels qui est le plus courant. Il consiste à se faire rembourser la somme engagée sur présentation de la facture d'achat.
  • Ensuite, il y a le remboursement forfaitaire. Il se fait selon un forfait dont le barème est défini par l'URSSAF.
  • Enfin, l'entreprise peut pratiquer une déduction fiscale personnelle. Cette méthode sera appliquée sur la rémunération du collaborateur ou du dirigeant, précisément dans le cadre de son imposition à l'impôt sur le revenu.

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Les cartes d'entreprise pour faciliter la gestion des notes de frais

L'entreprise est en perpétuelle évolution et les dépenses se multiplient à une vitesse impressionnante. Pour faciliter au mieux l'enregistrement d'une note de frais, la carte d'entreprise est indispensable. Il est vrai que les notes de frais font perdre du temps à tout le monde.

La carte d'entreprise va rendre votre équipe plus performante et vous permettra de vous focaliser sur d'autres points essentiels. En effet, donner des cartes d'entreprise à vos équipes pour les dépenses professionnelles vous fera gagner du temps. Les cartes bancaires vont permettre de retracer précisément les dépenses effectuées, et ce, sans avoir à traiter de paperasses ni à saisir de données à la main.

La carte d'entreprise pour contrôler les dépenses

Grâce à l'interface de vos cartes d'entreprise, vous aurez une vision globale sur toutes les dépenses. Vous pouvez ainsi tout contrôler facilement et en quelques clics. Vous allez vite vous rendre compte qu'il est nettement plus simple de suivre l'évolution de toutes vos dépenses sur une seule interface. Plus besoin de regrouper toutes les notes de frais et déclarations de dépenses des employés.

Plus besoin d'avancer les fonds

Généralement, les collaborateurs doivent avancer les fonds nécessaires pour certaines dépenses ou frais professionnels avant de se faire rembourser. Or, ces derniers peuvent peser lourdement dans leur budget sur le long terme. De plus, le processus de remboursement est souvent long, compliqué et nécessite une bonne organisation. En effet, il faut garder les justificatifs en lieu sûr. Ce qui peut conduire les collaborateurs à un découragement et une certaine hésitation dans le paiement des dépenses professionnelles. Or, ces dépenses sont indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise.

De plus, ce procédé n'est pas seulement lourd pour les salariés, mais aussi pour les dirigeants et le service comptable. En effet, ce dernier doit encore tout contrôler avant de procéder au remboursement. Oubliez tous ces problèmes avec les cartes d'entreprise.

Instaurer une relation de confiance avec votre équipe

Le plus souvent, les collaborateurs préfèrent la carte bancaire d'entreprise qui instaure une certaine relation de confiance. De plus, la plupart des salariés craignent de ne pas être remboursés rapidement, et donc de subir des problèmes au niveau de leur budget mensuel personnel. Leur productivité s'en trouvera affectée.

Faciliter la gestion des dépenses

Les notes de frais sont très compliquées à gérer et risquent de causer des erreurs au niveau de la comptabilité. En effet, les justificatifs gardés et préparés par les salariés sont souvent remis de manière disparate au responsable. De plus, les notes de frais sont souvent incomplètes et aléatoires.

En revanche, le paiement par carte bancaire d'entreprise va centraliser toutes les informations concernant les dépenses. Plus besoin de passer à la loupe, de rassembler et de consolider les dépenses effectuées par chaque collaborateur. Avec une carte d'entreprise qui est souvent proposée avec une interface, vous allez pouvoir contrôler et suivre les dépenses en temps réel. Vous aurez également à portée de mains le livre des dépenses journalières, hebdomadaires et mensuelles de toute l'équipe.

Cette centralisation des dépenses va rendre plus facile l'analyse des coûts. Vous allez également améliorer votre productivité grâce à un suivi optimisé des frais générés par vos collaborateurs.

Une gestion intelligente des dépenses

La carte d'entreprise permet également de mieux gérer les dépenses au sein de l'entreprise. En effet, la plupart des cartes d'entreprise offrent la possibilité d'instaurer un plafonnement des dépenses sur chaque carte. C'est un point essentiel pour éviter des dépenses trop importantes, notamment si le détenteur perd la carte ou fait des erreurs.

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Adoptez un outil de gestion des notes de frais pour simplifier l'entreprise

Quand l'entreprise commence à se développer, il devient de plus en plus difficile de gérer les notes de frais. Dans ce cas, une application sur la gestion des notes de frais est également une bonne option pour votre entreprise.

Chaque collaborateur peut insérer et suivre ses notes de frais via une application. Pour utiliser ce genre d'outil, il faut prendre une photo de la facture à rembourser et l'insérer dans l'application. Il s'agit d'un logiciel de comptabilité de l'entreprise, qui permet de réaliser une saisie comptable automatique. Il présente également plusieurs autres avantages :

  • Éviter les pertes de factures pour que vous ayez toujours les justificatifs nécessaires pour faire les remboursements,
  • Créer un justificatif dématérialisé pour réduire les paperasses, et ce, en quelques clics,
  • Décharger la gestion comptable en réduisant la réalisation des fiches et la saisie comptable générée par les notes de frais.

Toutefois, les outils facilitent la gestion des notes de frais mais ils ne sont pas aussi avantageux que les cartes d'entreprise.