Les professionnels sont de plus en plus séduits par la signature électronique, qui, par rapport au paraphe traditionnel, comporte de nombreux avantages. Une sécurité renforcée, un meilleur suivi des documents et un traitement plus rapide sont quelques-uns des atouts de cette nouvelle forme de signature, dont il convient de bien comprendre le fonctionnement.
Qu'est-ce que la signature électronique ?
Le but de la signature électronique ne diffère pas de celui d'une signature manuscrite. Elle permet, elle aussi, de garantir l'identité de l'auteur du document signé. Elle atteste en outre que ce document n'a pas été modifié depuis sa signature. Bref qu'il est conforme.
Mais il ne s'agit pas d'un simple scan de votre signature manuscrite. La signature électronique ne se distingue pas par une véritable apparence visuelle. Elle correspond à un nombre, lui-même rattaché à un fichier et à une personne donnée.
La signature électronique est sécurisée par un dispositif spécifique de cryptologie, qui emprunte à la rigueur des mathématiques. Cette forme de signature est encadrée par certaines lois nationales, en France notamment, ainsi que par un règlement européen.
Des économies de temps et d'argent
En utilisant des outils performants de signature électronique, comme ceux proposés par docusign alternative, vous gagnez en effet du temps et de l'argent.
En effet, avec la signature électronique, les documents papier disparaissent, du moins en grande partie. Comme ils sont envoyés directement en ligne, par courriels notamment, et signés de même, il n'est pas nécessaire de les imprimer et de les adresser par la poste à leurs destinataires. En cas de retard à la signature, des rappels automatiques sont adressés aux personnes défaillantes.
Si on prend en compte tous ces éléments, on voit bien que le traitement d'un dossier est beaucoup plus rapide et entraîne moins de dépenses. De même, l'archivage classique des documents n'est plus nécessaire. Ils sont en effet conservés de manière numérique, ce qui évite, là encore, des frais notables.
Classés de cette façon, les documents sont accessibles en quelques clics. Les déplacements induits par la recherche et la manutention des documents prenaient du temps et occasionnaient des dépenses supplémentaires. Ce n'est plus le cas avec la signature électronique.
Cet archivage numérique facilite en outre le suivi des documents, plus faciles aussi à mettre en relation. Ce procédé, rendu possible par la signature électronique, réduit, de façon considérable, la part de l'erreur humaine dans le processus de prise de décision.
Une plus grande sécurité
La signature électronique comprend plusieurs niveaux de fiabilité, reconnus, d'une façon un peu différente, par la législation française et la règlementation européenne. Seul le niveau le plus élevé, dit qualifié, fait bénéficier la signature électronique d'une véritable présomption de fiabilité. La signature électronique qualifiée, d'un très haut niveau de sécurité, sera utilisée pour signer un contrat important ou un acte notarié, par exemple.
Autrement dit, cette signature apporte une preuve, reconnue par la justice, de l'authenticité du document comme de l'identité de son auteur.
Si la signature électronique est plus sûre, c'est que ses éléments restent associés, de façon étroite, au document correspondant. De même, la signature porte en quelque sorte l'empreinte de la date à laquelle elle a été apposée. Aussi, toute modification du document, dans la date ou le contenu, sera aussitôt détectée.
En effet, ce qu'on appelle le "hachage" du document, une sorte de résumé électronique si l'on peut dire, est une combinaison unique de lettres et de chiffres. Si le document a été modifié, le hachage produit ne sera pas le même. La signature électronique apporte ainsi une bien meilleure garantie de l'intégrité de vos documents.
Ci qui rend également cette signature plus sûre, c'est qu'elle est gérée par un tiers de confiance, qui peut être une personne physique ou morale. Il remet au signataire un certificat numérique, disponible sous diverses formes, qui permet de l'identifier d'une manière très sûre. Le certificat comporte également des clés, qui permettent de chiffrer et de déchiffrer la signature.
Par ailleurs, la falsification d'un document revêtu d'une telle signature chiffrée sera très ardue. Ainsi, la signature électronique permet une meilleure protection des données.
