Combien de temps garder les factures ?

combien de temps garder les factures

Vous vous demandez combien de temps vous garder vos factures ? Voici tous les délais de conversation pour éviter les problèmes !

Que ce soit à titre personnel ou professionnel, n’importe qui est amené à devoir conserver une facture. Il peut s’agir d’une facture d’énergie (gaz, électricité…), d’eau, de téléphone… Quant aux entreprises, elles doivent garder les factures de leurs fournisseurs. Mais qu’en est-il de la durée de conservation de ces papiers importants ? Découvrez tous les délais à respecter en fonction du type de document. Et suivez aussi nos conseils pour conserver vos autres papiers (contrat de mariage, livret de famille, impôt, contrat de travail…).

Combien de temps garder les factures liées au logement ?

Il y a plusieurs types de facture liées à la maison. En fonction de leur domaine de rattachement, une durée de conservation s’applique :

  • facture d’énergie (électricité, gaz) : 5 ans car il s’agit du délai maximum pour contester une facture. Et de son côté, votre fournisseur d’énergie dispose de 2 ans pour réclamer un paiement ;
  • facture d’eau : 5 ans car c’est le délai maximal pour contester une facture. Votre fournisseur, lui, a 4 ans pour réclamer un paiement. S’il s’agit d’un fournisseur privé, le délai est ramené à 2 ans ;
  • facture internet et de téléphone fixe ou mobile : 1 an. Quant à la preuve de restitution de matériel (box), respectez un délai de conservation de 2 ans à partir de la restitution ;
  • facture liée aux travaux : 10 ans pour le gros-œuvre et 2 ans pour les petits travaux (ex. : changement de la menuiserie) ;
  • facture de ramonage (certificat) : 1 an ;
  • facture d’entretien annuel d’une chaudière (attestation) : 2 ans ;
  • facture des charges de copropriété (preuve du paiement) : 5 ans au lieu de 10 ans avant le 25 novembre 2018 ;
  • facture du loyer (quittance de loyer) : 3 ans après la fin de la location. Il s’agit d’un délai conseillé qu’il s’agisse d’un logement vide ou meublé.

Conseil : attention à ne pas confondre facture et contrat d’abonnement. Ce dernier doit être conservé pendant toute la durée de l’abonnement.

Combien de temps faut-il conserver une facture fournisseur en tant qu’entreprise ?

Une facture fournisseur correspond à une facture d’achat. Il s’agit d’un document qu’une entreprise reçoit de ses fournisseurs. La facture engage donc la société à payer le fournisseur avant une certaine date.

Mais en tant qu’entreprise, combien de temps faut-il garder une facture fournisseur ? Sachez que tout document relatif à la société doit être gardé par celle-ci. Cependant, la durée de conservation varie en fonction de la nature des documents. En effet, les règles en matière d’archive des documents d’une entreprise sont fixées par une réglementation en vigueur ou suivant les périodes pendant lesquelles les administrations sont susceptibles d’effectuer un contrôle.

Ainsi, les factures fournisseurs (en version originale ou copie) doivent être gardées au moins pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service. La conservation peut s’effectuer dans des classeurs physiques ou par voie électronique. Si l’entreprise choisit de garder la facture dans un classeur, elle doit faire preuve de rigueur et d’un sens de l’organisation pour ne pas égarer le document.

Pour conserver un papier important sous forme dématérialisée, il existe de nombreuses plateformes de comptabilité ou des outils de CRM très performants, avec logiciels d’édition, de stockage et de classification des factures fournisseurs.

A savoir : il n’existe pas de sanction particulière à l’absence de conservation des documents d’entreprises. Cependant, en fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent être appliquées. Une amende peut atteindre jusqu’à 25 000 euros pour non-conservation. Pour vous éviter d’avoir à payer une lourde contravention, mieux vaut respecter le délai et classer correctement toutes vos factures, que ce soit de manière physique ou dématérialisée.

Pourquoi doit-on conserver une facture fournisseur en tant que société ?

Pour quelles raisons faut-il garder une facture ? Pour plusieurs motifs. D’abord, parce que la facture sert d’un point de vue juridique à justifier la réalité d’une marchandise vendue ou d’une prestation effectuée. Et le document constate également le droit de créance du vendeur, dans le cadre d’une quittance, par exemple.

D’un point de vue commercial, la facture fournisseur détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant dû. La facture sert aussi de justificatif comptable pour établir les comptes annuels. Effectivement, une entité comptable doit être en mesure de présenter une preuve écrite de chaque mouvement financier reporté dans sa comptabilité.

Enfin, en matière de fiscalité, la facture fournisseur est utile afin d’exercer des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’Impôt.

Les autres papiers à conserver en plus des factures

Documents relatifs à la famille : contrat de mariage, jugement de divorce…

Mis à part les factures et preuves d’achat, il y a d’autres papiers importants à conserver. Ainsi, les actes relatifs à la famille, par exemple, se conservent de manière indéfinie en général. Parmi eux, les actes d’état civil, les jugements d’adoption, de divorce, de l’acte de reconnaissance d’un enfant, des contrats et documents relatifs au mariage, du livret de famille, du testament et de la succession. En ce qui concerne les bulletins de versement des prestations familiales, ils se gardent pendant une durée de 3 ans.

Papiers du domaine bancaire : relevés de compte, remises de chèques, talons…

Côté banque, vous devrez conserver les relevés de compte, virement, prélèvements, remises de chèques ou d’espèce ainsi que les talons de chèque pendant une durée de 5 ans. Et votre contrat de prêt à la consommation ou immobilier sera gardé 2 ans après le versement de la dernière échéance.

Documents provenant des Impôts

Une déclaration d’impôt sur le revenu se garde 3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition. La période est ramenée à 1 an pour les impôts locaux. Et la preuve du paiement des impôts sera conservée, quant à elle, pendant au moins 4 ans.

Papiers du travail

Enfin, tous les documents qui concernent votre carrière (bulletins de paie, contrats de salaire, certificat de travail, etc.) doivent être conservés sans limite de durée, jusqu’à la liquidation de la retraite.