La gestion des clés peut être problématique en entreprise. Les risques de perte et d'intrusion ainsi que le fait de ne plus savoir qui détient les clés peuvent en effet causer une perte de temps considérable. Permettant d'organiser et de contrôler l'accès aux clés, les solutions de gestion intelligente des clés sont des must have. Faisons le point sur ces systèmes de gestion des clés innovants.
L'armoire à clés électronique pour sécuriser les clés
La gestion des clés peut devenir une source de problèmes au sein d'une entreprise. Si une clé qui tombe entre les mains d'une personne malintentionnée, cela peut en effet avoir des conséquences désastreuses, pour ne citer que les intrusions, l'accès à des documents confidentiels, les vols… De plus, il y a de grands risques que les clés soient perdues. Pour toutes ces raisons, une armoire à clés autonome se présente comme la solution idéale. Ce dispositif électronique permet une gestion optimale des clés. Son fonctionnement est justement pensé pour les entreprises.
Concrètement, l'armoire à clés est conçue pour que vous puissiez y ranger les clés de tous les accès et de tout ce qui nécessite l'utilisation de clés, comme les armoires, les véhicules, les casiers, les entrepôts… L'armoire de gestion électronique des clés permet de gérer l'utilisation des clés et d'en contrôler l'accès. Seules les personnes autorisées peuvent en effet prendre les clés, ce qui permet de sécuriser au mieux l'entreprise. Ce dispositif de gestion intelligente des clés permet également de tracer les clés. Vous allez pouvoir connaître en temps réel la personne qui a pris la clé dont vous avez besoin. En d'autres termes, l'armoire de gestion électronique des clés permet aux entreprises de :
- contrôler entièrement l'accès aux clés,
- restreindre l'accès aux clés pour certains collaborateurs,
- sécuriser les clés avec des technologies d'identification efficaces,
- suivre l'utilisation et détecter la possession des clés.
Comment fonctionne l'armoire de gestion électronique des clés ?
L'armoire à clés est très pratique, avec un fonctionnement accessible à tout le monde. En général, les armoires de gestion électronique des clés fonctionnent suivant le même principe.
La gestion des clés
L'entreprise va désigner un administrateur (souvent le dirigeant ou un autre responsable). C'est lui qui va paramétrer l'accès aux clés, définir les personnes qui peuvent accéder à chaque clé ainsi que les plages horaires pendant lesquelles les utilisateurs peuvent prendre certaines clés. C'est cet administrateur qui peut faire le suivi des clés via l'écran de l'armoire ou sur son ordinateur, à travers le tableau de bord.
L'accès aux clés
Les managers et tous les collaborateurs qui veulent prendre une clé et qui ont l'autorisation pour le faire doivent d'abord s'identifier. Certaines armoires fonctionnent avec des badges, des codes PIN ou des lectures géométriques. L'accès aux clés est réservé à certaines personnes.
Une fois l'identification réalisée, le collaborateur peut sélectionner la clé qu'il souhaite prendre. Bien entendu, il ne peut prendre que la clé qu'il est autorisé à prendre. La clé sera ensuite déverrouillée de son support et il va pouvoir la récupérer dans le bac de réception. Cette information va être enregistrée automatiquement dans l'armoire et apparaître sur le tableau de bord. Les collaborateurs peuvent également réserver les clés dont ils ont besoin sur l'ordinateur pour être sûrs de les avoir. C'est une option qui reste très pratique pour éviter de perdre du temps avec des déplacements inutiles.
La remise des clés
Après l'avoir utilisé, l'utilisateur aura besoin de s'identifier pour remettre la clé ou le trousseau de clés à sa place. Par la suite, il peut placer la clé sur son emplacement. Tout comme la prise des clés, les données concernant la remise des clés à leurs places sont également enregistrées.
Quels sont les différents types d'armoires de gestion électronique des clés ?
L'armoire de gestion électronique des clés est un système de gestion intelligent et innovant qui repose le plus souvent sur une technologie d'intelligence informatique. Généralement, ils peuvent fonctionner de deux manières : autonome ou connectée à un réseau. Bien que le système autonome soit efficace, l'armoire connectée reste la plus performante.
L'avantage de l'armoire de gestion des clés autonome est qu'elle fonctionne même sans une connexion interne. Par contre, l'armoire électronique de gestion des clés connectée est bien plus pratique. Elle est en effet plus facile à utiliser, car elle fonctionne avec une interface web. Cette dernière permet à l'administrateur de gérer l'armoire à clés à tout moment, à travers son ordinateur. Le contrôle est optimal. De plus, elle donne la possibilité d'adopter une méthode d'administration centralisée. C'est ce qui permet de surveiller tous les changements.
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