Une réunion hors des locaux de votre entreprise est un excellent moyen d’améliorer la cohésion au sein de votre équipe et d’obtenir des résultats intéressants. Que ce soit pour le lancement d’un nouveau produit ou pour une présentation avec un partenaire, sortir de votre cadre habituel de travail peut en effet très bénéfique. Cependant, l’efficacité de ce type de sortie passe par une organisation minutieuse. Pour cela, nos experts partagent ici avec vous une petite checklist avec les points à vérifier pour réussir une réunion hors de vos bureaux.
Confirmer les présences à la réunion hors de vos bureaux
Le premier détail à régler pour que votre réunion soit une réussite est la présence effective des participants. Dans ce cadre, il est recommandé d’envoyer les invitations quelques jours, voire plusieurs semaines avant le jour J, selon la portée et l’ordre du jour de la réunion.
n effet, le choix de la salle de réunion idéale dépend en partie de ce paramètre.
Pour aller vite et réduire les dépenses, l’idéal est d’opter pour des invitations électroniques par email comprenant les informations essentielles :
- Le lieu (plan à l’appui au besoin) ;
- La date et l’heure de la réunion ;
- La durée estimée de la séance ;
- L’ordre du jour.
Surtout, n’oubliez pas de demander aux invités de confirmer ou d’infirmer leur présence effective à la réunion. A cet effet, il est recommandé de programmer un rappel deux ou trois jours avant le jour J pour en avoir le cœur net.
Définir les grandes lignes de la réunion
La tenue d’une réunion d’entreprise hors du cadre de travail habituel peut se faire dans plusieurs cadres :
- La tenue du CODIR habituel ;
- La présentation d’une nouvelle stratégie ou d’un nouveau partenariat ;
- La tenue de négociations avec le Comité d’Entreprises, etc.
Avant le jour J, il est donc important de préciser aux différents participants, l’objet de la rencontre. Il ne s’agit pas seulement d’établir l’ordre du jour, mais aussi d’en détailler les grandes lignes.
Cette étape permet notamment d’organiser au mieux la durée impartie pour la séance. Mais c’est également une étape essentielle pour déterminer un peu plus précisément l’architecture idéale de la salle qui doit accueillir la réunion, ainsi que le matériel dont vous aurez besoin.
Choisir la salle de réunion hors de vos bureaux à temps
La location de votre salle de réunion doit répondre à plusieurs exigences :
- Nombre de participants ;
- Situation géographique facilement accessible ;
- Cadre adéquat pour la nature de la réunion (configuration, décoration, type de mobilier, etc.) ;
- Matériel et équipement mis à disposition : accès internet, connectique, système de vidéoprojection, micro et équipement son, etc.
- Disponibilité ou non d’équipements de restauration : machine à café, tasses, couverts, etc.
Bien entendu, le tarif de la location de la salle est également à prendre en compte.
Pour trouver facilement la salle idéale, vous pouvez vous rendre directement sur une plateforme spécialisée comme Officeriders. Actifs sur le marché depuis plusieurs années, ces spécialistes de la location d’espaces de travail pour les professionnels proposent un large choix de salles répondant à toute une variété d’exigences.
Leur plateforme en ligne est ergonomique et permet de trouver rapidement le cadre parfait grâce à un outil de recherche avec de nombreux filtres.
Visiter les lieux et confirmer la réservation
Si c’est la première fois que vous louez un lieu donné, ne vous fiez pas juste aux photos. Avant de confirmer la réservation en ligne, rendez-vous sur place pour une visite de la salle. Pour cela, il suffit de convenir d’une date avec la plateforme de location.
Une fois sur place, vous pourrez vous rendre compte plus concrètement de la surface des lieux et de leur organisation avant de confirmer la location.
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