Notes de service, rapports, présentation, courriers…, les supports écrits utilisés en entreprise requièrent quelques formalités et des attentes éditoriales différentes. Voyons ensemble ce qu'il en est de la rédaction des courriers administratifs, qu'ils soient électroniques ou en version papier. Où peut-on trouver des exemples de ce genre de courrier ? Quelle approche est la plus judicieuse ? Quel style de langage utiliser ? Quels éléments doivent être présents ?
Utilisez un modèle de lettre approprié
Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est important de rappeler les différents types de courriers administratifs existants. Cela facilite la recherche de modèle sur lequel s'inspirer pour la rédaction.
Distinguez les différents types de courriers administratifs professionnels
Grâce aux progrès technologiques, les courriers professionnels ne sont plus échangés uniquement en version papier. On peut distinguer cinq types de correspondances administratives adaptées à des usages spécifiques :
- le courrier administratif classique est une lettre professionnelle tapée sur ordinateur, imprimée et envoyée généralement par voie postale,
- l'e-mail professionnel est un courrier électronique auquel vous pouvez joindre un fichier virtuel. Sont compris dans cette catégorie les échanges avec les collègues, la direction, les fournisseurs, les partenaires, etc.,
- la lettre de motivation constitue un courrier professionnel classique appuyant une candidature et décrivant l'intérêt que porte le candidat à l'entreprise,
- la lettre de réponse à une offre d'embauche est un courrier envoyé par un candidat en réponse à la proposition de l'entreprise pour laquelle il postule,
- la lettre de départ est un support annonçant l'arrêt de travail d'une personne dans laquelle peuvent être mentionnées ses nouvelles coordonnées si elle souhaite garder le contact.
Quel que soit le type de courrier administratif à rédiger, il convient de suivre une mise en page spécifique et d'insérer certains éléments.
Fiez-vous à un modèle de courrier administratif approprié
En vous rendant sur des sites web tels que lettres-gratuites.com, vous avez la possibilité d'accéder à des milliers de modèles de courriers administratifs. Que vous soyez à la place d'un candidat ou d'un salarié, vous pouvez les consulter gratuitement et les télécharger. Des lettres de résiliation de contrat, de démission, de réclamation d'impayés, de recours juridiques…, il y en a de toutes sortes. Vous avez également accès à des modèles de CV, de lettres de motivation, de remerciements, de présentation de condoléances, de formulation de vœux, etc. En vous fiant à des sites web spécialisés en rédaction de lettre administrative, vous êtes sûr d'avoir le bon modèle. Il vous suffit, ensuite, de l'adapter à vos besoins.
Adressez-vous au destinataire par son nom et son titre
Les cinq éléments que l'on retrouve généralement dans un courrier administratif sont l'en-tête, le contexte, la demande, la formule de politesse et la signature. Que vous souhaitiez informer une personne d'une décision ou lui formuler une demande, une lettre professionnelle doit être ciblée. Afin d'identifier le destinataire, vous devez indiquer en haut à droite de la lettre son nom (complet, si possible) et sa fonction. Inscrivez ensuite le nom de son entreprise ainsi que son adresse. Toujours dans la partie « en-tête » de la lettre, n'oubliez pas de mentionner, en haut à gauche, le nom et l'adresse de l'expéditeur. Si vous n'avez aucune information concernant le destinataire exact, utilisez l'expression « À qui de droit » au début du message.
Afin d'attirer l'attention du destinataire, certaines personnes reprennent une ou des informations le concernant dans l'objet du courrier. Par exemple, il est possible de mettre « Demande à l'attention du directeur commercial de la société X ». Nous préconisons également cette pratique afin d'inciter le destinataire à prendre en compte la lettre et à la lire rapidement. En termes d'objet de courrier, des mentions telles que « SVP de répondre » aident justement le destinataire à comprendre les attentes de l'expéditeur.
Utilisez une formule de salutations appropriée
Avant de préciser le contexte de la lettre, il convient d'insérer une formule de salutations. De manière générale, il convient de reprendre le nom inscrit en haut à droite sur l'en-tête du courrier et d'y ajouter une virgule. Il est également possible d'indiquer le poste occupé par le destinataire, si nécessaire. Si vous ne connaissez pas son nom, vous pouvez mettre « Monsieur, Madame, » ou l'une des deux formules si vous avez l'information. Certaines personnes s'adressent directement au destinataire en utilisant son prénom, selon leur degré d'affinité professionnelle. Quoi qu'il en soit, une ligne vide s'impose après les salutations.
Rédigez dans un style clair, concis et facile à lire
Le corps du courrier doit être rédigé de manière claire et concise. Afin d'orienter le lecteur, vous pouvez le séparer en plusieurs parties. Quoi qu'il en soit, un paragraphe doit comporter 3 à 4 lignes et être suivi d'une ligne blanche. Ne négligez pas non plus le format. Idéalement, la police doit être uniforme et facile à lire (Arial, Calibri, Times New Roman…).
Expliquez le contexte
Commencez par vous présenter. Enchaînez ensuite avec la ou les raisons de l'envoi de votre lettre. Utilisez des phrases courtes afin de faciliter la lecture. Deux ou trois phrases suffisent pour cette partie. Si vous souhaitez expliquer une situation particulière, soyez bref et factuel.
Formulez votre demande et ajoutez une formule de politesse
Précisez ce que vous attendez du destinataire : des réponses, des données, des fichiers… Pensez à utiliser des connecteurs ainsi que des formules exprimant la reconnaissance, telles que « Merci de votre aide ». Terminez ensuite votre lettre par une formule de politesse adaptée au statut de votre destinataire et à votre demande.
Utilisez un langage commercial standard
Il est important d'utiliser un langage commercial standard dans son discours, car il permet d'aller directement à l'essentiel. Un discours commercial facilite en effet la communication en agissant directement sur l'interlocuteur. Le choix des mots est dirigé par l'attente de l'expéditeur du courrier. Il convient d'utiliser des expressions fortes et positives formulées dans le temps présent. À titre d'exemple, on cite « Je vous confirme », « Je vous invite à », « Vous pouvez compter sur moi », etc.
À l'inverse, les formulations vagues et imprécises sont à éviter. On peut citer : « Je présume », « Probablement », « Il est possible », « Je pense », etc. Les mots négatifs tels que « Je me permets », « Malheureusement » ou encore « Ne vous inquiétez pas » sont à bannir.
Apposez le tampon de votre entreprise
Après la formule de politesse, ajoutez votre signature. Indiquez votre nom complet, votre titre, votre adresse ainsi que votre numéro de téléphone. Certaines personnes ajoutent également des liens vers leur profil LinkedIn, leur compte Skype, etc. Si votre courrier administratif est en version papier, apposez le tampon de votre entreprise et signez manuellement. Si vous avez rédigé votre lettre sur ordinateur, pensez à insérer la version électronique de votre tampon et de votre signature.
