Une entreprise traite quotidiennement de nombreux documents officiels et commerciaux. Au bas de chacun d'eux, vous pouvez apposer, au moyen d'un tampon encreur, le cachet de l'entreprise. L'emploi de ce tampon, qui vous permet de communiquer à votre interlocuteur des informations utiles et parfois indispensables, a-t-il une valeur juridique ?
Des mentions obligatoires
Sur des factures, notes de commande ou autres documents commerciaux, il y a lieu d'inscrire des mentions obligatoires, précisées par le Code de commerce. Il s'agit notamment du nom de l'entreprise et de sa forme juridique, de l'adresse de son siège social, de ses numéros d'identification ou encore de ses coordonnées complètes.
Des mentions complémentaires peuvent être, au gré des besoin, ajoutées à cette liste. C'est le cas, par exemple, si l'entreprise est en liquidation.
Tous ces éléments d'information peuvent être regroupés dans le texte préétabli d'un tampon encreur. Une simple pression sur le tampon vous permet de reproduire le texte en un clin d'oeil. Ces tampons sont donc parfaitement adaptés à un usage intensif et font gagner un temps précieux. Leur usage vous évitera de retranscrire à la main des informations qui sont toujours les mêmes.
Certains modèles proposent des solutions très commodes de personnalisation du texte. En vous offrant neuf lignes de texte, il vous permet en outre d'insérer un grand nombre d'informations. Elles donnent à votre entreprise une plus grande lisibilité et permettent aux clients comme aux fournisseurs de savoir à qui ils ont affaire. Ils sont facilement commandables sur différentes boutiques en ligne, comme sur le site Otypo.
L'emploi d'un tampon : quelle valeur juridique?
Les mentions indiquées sur vos documents d'entreprise au moyen du tampon, dont certaines sont obligatoires, permettent d'informer vos interlocuteurs sur la situation ou la localisation de votre société. Elles peuvent également représenter un outil de communication.
De même, ces tampons rassemblent des informations toujours très utiles mais pas toujours faciles à mémoriser. Si vous parvenez pas à vous souvenir de la composition d'un numéro d'identification de l'entreprise, par exemple, un coup d'oeil au texte du cachet et vous voilà aussitôt renseigné.
Mais l'emploi d'un tampon est-il obligatoire au moment de la signature d'un document officiel? Ce sont certaines mentions qui le sont. Mais la législation ne dit rien sur la manière de les apposer, ou sur la partie du document où les faire figurer. Inscrire le cachet de votre entreprise sur un document commercial ou officiel est simplement un moyen très commode de procéder. Mais son usage n'est en aucun cas obligatoire. Même si le tampon reste le moyen le plus commode d'indiquer les mentions obligatoires sur vos documents, vous êtes libre d'employer d'autres solutions.
Ce qui, en réalité, donne sa valeur juridique au document, c'est la signature d'une personne habilitée à apposer son paraphe. Dans ce cas, la signature, accompagnée de la date du jour, surmonte souvent le cachet de l'entreprise.
Si le cachet de l'entreprise, et l'usage du tampon, demeurent facultatifs, c'est notamment en raison de la facilité à l'obtenir. En effet, la personne qui commande un cachet n'a pas à fournir de justificatifs. Il est donc très simple, pour un tiers, de se procurer le cachet de votre entreprise. S'il avait une valeur légale, rien ne l'empêcherait, le cas échéant, d'en faire un usage qui pourrait gêner les intérêts de votre société.
Par ailleurs, les informations obligatoires, qui doivent être connues de vos interlocuteurs, sont souvent mentionnées sur divers documents officiels. C'est notamment le cas du papier à en-tête de l'entreprise. Il est souvent fabriqué par des sociétés spécialisées, qui font figurer les mentions en question. De sorte que vos interlocuteurs sont déjà censés les connaître. Si le cachet d'entreprise n'est pas obligatoire, c'est donc aussi parce qu'il ne fait que rappeler des informations disponibles sur d'autres supports.
Il convient de noter que pour les entreprises le tampon est graduellement remplacé par la signature électronique. Celle-ci, depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, a la même valeur légale qu'une signature manuscrite.
