Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

mentions obligatoires sur les factures

Vous vous demandez quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? On fait le point pour ne rien oublier.

La facture, en tant que preuve d’une opération commerciale, détaille une prestation ou une marchandise vendue. Mais pour être valable, elle doit comporter certaines mentions obligatoires. En l’absence des informations indispensables, le professionnel risque alors une amende. Pour ne pas tomber sous le coup de la loi, découvrez quelles sont les mentions obligatoires sur une facture. Et suivez aussi nos conseils pour établir la facturation dans les règles de l’art. On vous dit tout pour ne pas commettre d’erreur dans sa comptabilité.

Les mentions obligatoires sur une facture

Voici la liste des mentions générales obligatoires sur une facture, d’après l’article L441-9 du Code du commerce :

  • date de l’émission de la facture ;
  • numérotation de la facture. Il s’agit d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture ;
  • date de la vente ou de la prestation de service ;
  • identité de l’acheteur (nom ou dénomination sociale, adresse du siège social, adresse de facturation si différente du siège social) ;
  • identité du vendeur ou du prestataire (nom ou dénomination sociale, numéro RCS pour un commerçant suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation, numéro au répertoire des métiers pour un artisan, adresse du siège social, mention de la forme juridique pour la société et montant du capital social) ;
  • numéro du bon de commande établi par l’acheteur (mention obligatoire depuis le 1er octobre 2019) ;
  • numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel à partir de 150 euros HT ;
  • désignation du produit ou de la prestation ;
  • détail en quantité et prix ;
  • prix catalogue soit prix unitaire hors TVA ;
  • majoration éventuelle de prix ;
  • taux de TVA légalement applicable ;
  • réduction de prix (rabais, ristourne…) ;
  • somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
  • date à laquelle le règlement doit intervenir (conditions d’escompte, taux des pénalités, montant de l’indemnité forfaitaire pour recouvrement en cas de retard de paiement).

A savoir : si la société est en cours d’immatriculation, la facture établie doit être au nom de l’entreprise, avec la mention « Siret en cours d’attribution ». N’établissez pas la facture au nom du créateur car la déduction de la TVA sera rejetée. Lorsqu’il s’agit d’un particulier, le numéro de SIRET ou de SIREN n’est pas exigé.

Les amendes en cas d’oubli des mentions obligatoires sur une facture

Si au moment d’établir sa facture, l’entreprise ne respecte pas les obligations légales, elle s’expose à :

  • une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte. Et ce, pour chaque facture, plafonnée au ¼ de son montant ;
  • une amende de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. En cas de défaut de facturation, de factures de complaisance ou de factures fictives, l’amende peut être doublée.

Que faut-il mettre sur une facture adressée à un professionnel ? Les mentions obligatoires.

Lorsque votre facture est adressée à un professionnel, certaines mentions sont obligatoires :

  • la date ou le délai de paiement, c’est-à-dire la date à laquelle le règlement doit intervenir. La facture doit aussi préciser les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. En cas d’absence d’escompte, mentionnez alors sur le document « Escompte pour paiement anticipé : néant » ;
  • le taux des pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement. Sachez que les pénalités de retard sont exigibles sans nécessité d’un rappel ;
  • la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.

Quelles sont les mentions particulières à ne pas oublier sur une facture ?

Dans certaines situations, des mentions en plus doivent figurer sur une facture :

  • « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » si le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée ;
  • « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si le vendeur ou prestataire de service bénéficie de la franchise en base de TVA (micro-entrepreneur, par exemple). La facture est alors exprimée en hors taxe (HT) ;
  • « auto-liquidation » si des travaux sont effectués par un sous-traitant du bâtiment pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare ;
  • mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie pour les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale et pour lesquels une assurance professionnelle comme la garantie décennale s’avère obligatoire.

Quelle forme doit prendre la facture pour être valable ? Le cas de la facture électronique

Les règles à respecter : langue, nombre d’exemplaire

Une facture doit répondre également à un certain nombre d’obligation en termes de forme :

  • être rédigée en français ;
  • être établie en deux exemplaires dont l’original sera remis au client ;
  • comporter les mentions obligatoires détaillées ci-dessus.

Facturation dans une monnaie ou langue étrangère : les conditions

Notez  qu’une société établie en France peut facturer dans une monnaie étrangère à condition que la devise étrangère soit reconnue à l’international et convertible (ex. : dollar, livre sterling…). Et la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise doit s’effectuer en euros.

D’autre part, si jamais la facture est établie dans une langue étrangère, l’Administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour effectuer un contrôle.

La facture électronique ou dématérialisée : une obligation ?

Ensuite,  notez que la facture peut être émise par voie dématérialisée, de manière électronique à condition que l’acheteur accepte cette forme.

Mais dans tous les cas, le contenu d’une facture électronique doit correspondre à celui d’une facture au format papier et comporter l’ensemble des mentions obligatoires.

D’ailleurs, dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est désormais obligatoire pour les grandes entreprises, les PME ainsi que pour les TPE (dès 2020).

Enfin, en ce qui concerne la conservation des factures, elle est de l’ordre de 10 ans. Il s’agit d’une pièce comptable qui peut être conservée sous format papier ou électronique.

A lire aussi : Combien de temps garder les factures ?