Aujourd’hui, la dématérialisation des procédures implique le recours aux outils numériques pour la gestion des procédures d’achats. La mise en place d’un catalogue électronique par le fournisseur et la possibilité de le connecter à l’environnement achat de ses clients facilite la procédure de passation des commandes. C’est cette méthode d’achats en ligne qui est connue sous l’appellation Punchout.
Présentation du concept de Punchout
Le Punchout n’est pas seulement une méthode, c’est une aussi une solution d’achats qui connecte les acheteurs aux fournisseurs. En effet, ce terme fait référence à la possibilité pour les entreprises de se ravitailler en commandant directement sur le site marchand du fournisseur ou sur une marketplace B2B depuis leur propre système d’achats numériques. Vendeurs et acheteurs sont tous gagnants dans le cadre d’une procédure Punchout.
En effet, quelle que soit la solution d’e-achat que vous utilisez dans votre entreprise, ERP ou CRM, les commandes des produits se font depuis votre propre système. À l’origine, le terme Punchout apparaît pour la première fois chez Ariba, un fabricant de logiciels par ailleurs spécialisé en fournitures de solutions informatiques. Dès son entrée en scène, le Punchout est intégré dans le package des solutions achats. Il facilite la dématérialisation des transactions commerciales.
L’efficacité du Punchout c’est que cette procédure permet de connecter le système de l’acheteur à la solution web du fournisseur. L’utilisateur passe par son système d’achats pour se connecter au site e-commerce du vendeur. Les conditions préalablement négociées entre les parties sont celles qui s’appliquent au moment de la demande d’achat. Le prix, les remises, les réductions, les exclusions… sont quelques-unes de ces conditions.
Après l’édition de la demande d’achat, sa validation interne se fait de façon automatique en suivant le circuit interne de la validation. Une fois validée, celle-ci se transforme en commande puis elle est envoyée au fournisseur.
Fonctionnement d’un catalogue Punchout
En français facile, le Punchout est une solution d’e-procurement qui permet de connecter un acheteur et un fournisseur par le biais de leurs solutions d’achats en ligne. L’acheteur parcourt le site e-commerce du client, accède à son catalogue électronique, recherche et sélectionne les produits dont il a besoin sans jamais quitter sa plateforme e-procurement. Outre la sélection des produits, leur commande et leur achat se font directement en ligne en utilisant les moyens de paiement électronique.
Voici du reste les différentes étapes du processus Punchout. D’abord, l’acheteur doit rechercher un fournisseur après l’ouverture de sa plateforme d’e-procurement. Après avoir trouvé le bon fournisseur, l’acheteur le sélectionne. Ce n’est qu’ainsi que le système pourra le transférer vers la boutique en ligne du fournisseur ou sur sa marketplace. L’authentification de l’acheteur se fait de manière automatique ainsi que sa connexion au site marchand du fournisseur.
La navigation et le choix des produits sur le site du vendeur se font le plus naturellement possible. L’acheteur peut obtenir des remises sur le prix ou même un catalogue de produits personnalisé, selon ses besoins. L’ajout des produits dans le panier est identique à la procédure utilisée dans la boutique physique du commerçant.
Après avoir ajouté tous les produits sélectionnés dans le panier, en lieu et place de la passation de la commande, l’utilisateur fait un Punchout. Traduit de l’anglais, ce terme signifie qu’il rapatrie les données de la commande vers sa propre solution d’e-achat pour approbation, validation et règlement électronique de la facture. La génération de la commande et son envoi au fournisseur sont automatiques afin que ce dernier puisse mettre en branle la procédure de livraison.
Quelques avantages du Punchout
Le premier avantage du catalogue Punchout, c’est qu’en tant que client, ce catalogue ne nécessite aucune maintenance de votre part. La publication du catalogue, sa maintenance et la mise à jour des données qui y sont contenues sont du ressort du fournisseur. Le fait que la gestion du catalogue lui incombe vous offre un gain de temps et des économies d’échelle.
Par ailleurs, la gestion des catalogues étant confiée aux fournisseurs, les informations qui y sont contenues sont d’une extrême précision. C’est également eux qui sont chargés de la mise en ligne des données. Le détail des informations relatives à l’offre de produits est directement accessible par le client. Les données recherchées concernent notamment le volume de produits disponibles en stock, les frais de port et les réductions éventuelles.
Autre chose, les catalogues Punchout permettent de centraliser et de simplifier les achats. Grâce à un accès direct au catalogue depuis leur interface achats, utilisateurs et responsables d’achats profitent des tarifs préférentiels destinés aux clients fidèles dans le cadre d’une relation de confiance adossée sur une collaboration longue durée.
La rationalisation des achats est la principale conséquence de l’entrée des catalogues Punchout parmi les solutions d’achats en ligne. Désormais, l’utilisateur peut effectuer ses recherches en utilisant son application interne de gestion des procédures d’achats. La connaissance de l’interface du client facilite la navigation et la recherche des produits sur le site.
A lire aussi : Tout savoir sur le marketing digital
