5 conseils pratiques préparer une réunion de travail

5 conseils pratiques préparer une réunion de travail

Les réunions de travail sont habituellement de grandes occasions de concertation pour faire avancer un dossier ou un projet d’entreprise. Parce qu’elles peuvent prendre plusieurs heures et vous garder en place une bonne partie de la journée, elles doivent donc être efficaces. Découvrez les 5 principales étapes pour préparer avec efficacité vos réunions de travail.

1. Définir les objectifs précis de la séance

Le succès d’une réunion de travail tient en grande partie de sa bonne préparation. Point n’est besoin de réunir vos collègues à cadence régulière, si vous n’avez rien de concret à dire. Vous devez vous réunir uniquement lorsque vous savez à quoi cela va aboutir. Définissez donc les objectifs de cette réunion pour pouvoir en ressortir l’ordre du jour. Celui-ci devra être clair et concis, en détaillant les points à aborder. Cela a l’avantage de vous permettre d’évaluer le temps nécessaire à la réunion et les ressources à mobiliser.

2. Sélectionner les participants

Les collaborateurs invités à la réunion doivent présenter un réel intérêt pour l’avancement des travaux et pour l’éclaircissement de points précis s’accordant à leur domaine de compétence. Leur choix doit répondre à la question : qui peut contribuer à l’atteinte des objectifs de la séance ? Ainsi, ils doivent pouvoir se préparer à l’avance pour des échanges constructifs, et se présenter avec un dossier complet de leur intervention.

3. Choisir la date, le lieu et l’heure

Le choix de l’endroit où se déroulera la réunion est très important. La location salle de réunion atypique s’avère donc judicieuse. Évitez les salles non éclairées par la lumière du jour ou avec trop d’écho. L’idéal est de trouver une date qui convienne à tout le monde, chose qui n’est du tout simple. Pour la disposition des participants, choisissez une table ronde ou en U selon leur nombre. La matinée est souvent un bon moment pour tenir une réunion de travail.

4. Préparer les documents de travail ainsi que la logistique

Il est essentiel d’envoyer toute la documentation nécessaire aux participants avant le début de la réunion. Chacun d’eux pourra avoir le temps d’en prendre connaissance, et de rédiger ses notes et observations. Cette façon de faire servira à vous faire gagner du temps le jour de la réunion . Si vous devez endosser le rôle d’animateur, recenser les documents nécessaires pour votre présentation, les échantillons de produits et le support de présentation (Powerpoint par exemple). Apprêtez la logistique adéquate (tableau blanc, rétroprojecteurs, Paper board…).

5. Commencez à l’heure et finissez à temps

L’efficacité d’une réunion de travail s’observe dans la fluidité des échanges, dans l’évolution harmonieuse des points à l’ordre du jour et la pertinence des interventions. Mais tout ceci doit tenir dans un créneau horaire bien déterminé. Les réunions courtes passent par des participants qui se sont bien préparés à l’avance et qui vont droit au but dans leur propos en délivrant le strict nécessaire. Cette méthode efficace permet de bien retenir la substance des résolutions.

Lire aussi : dans quoi investir en 2019 ?