Un coffre-fort numérique pour bulletin de paie est un espace personnel de stockage en ligne. Il permet de sécuriser, de répertorier, de consulter et de transmettre les fiches de paie aux salariés. Mis en avant par la loi El-Khomri relative à la dématérialisation des bulletins de paie, cet outil est aujourd’hui adopté par de nombreuses entreprises.
Quels sont les avantages liés à son utilisation ? Comment en choisir un ? Nos experts répondent à toutes vos questions sur le sujet.
Coffre-fort électronique pour bulletin de paie : quels sont les avantages ?
Également appelé coffre-fort électronique, coffre-fort virtuel ou e-coffre-fort, le coffre-fort numérique présente plusieurs avantages pour le service des RH, les dirigeants, mais aussi pour les salariés d’une entreprise.
Les avantages pour les salariés
La principale fonction d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie est la sécurité. Grâce à divers protocoles de cryptographie qui chiffrent les informations, les documents et données numériques personnelles des salariés sont efficacement sécurisés. Ceux-ci sont illisibles et inaccessibles aux personnes ne disposant pas de l’habilitation requise.
Cette solution garantit donc la confidentialité, la protection, la valeur juridique et l’intégrité des bulletins de paie numérique de vos salariés.
Par la même occasion, cette dématérialisation réduit considérablement les risques de perte, de vol, de destruction et de falsification en plus de faciliter le processus d’archivage.
Les avantages de l’utilisation d’un coffre-fort numérique virtuel pour les RH
Pour le service RH, éditer, imprimer, distribuer et gérer les bulletins de paie est un travail chronophage. Avec un coffre-fort numérique, toutes ces taches se font en quelques clics. Cet outil accélère ainsi le processus de distribution des bulletins de paie.
Il permet à votre service RH de gagner énormément de temps. Celui-ci pourra alors se consacrer aux missions qui ont une plus grande valeur ajoutée pour votre entreprise.
L’e coffre-fort : quels avantages pour votre entreprise ?
La mise en place d’une solution électronique valorise la marque employeur de votre entreprise. En effet, l’utilisation de cet outil pour dématérialiser les bulletins de paie est perçue comme une innovation.
Elle réduit aussi les impressions et l’utilisation du papier, des enveloppes, etc. En d’autres termes, elle diminue l’empreinte écologique de votre société. Celle-ci pourra alors participer, à son échelle, aux enjeux du développement durable.
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Quelles sont les conditions pour utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ?
Pour les entreprises, l’utilisation de cette solution de dématérialisation est soumise au respect de deux conditions.
La première est d’informer les salariés sur leur droit d’opposition à la transmission électronique des bulletins de paie. En tant que dirigeant, vous n’êtes pas obligé d’obtenir leur approbation au préalable pour utiliser cet outil. Par contre, vous êtes tenu de les informer de sa mise en place et de leur droit de s’y opposer à tout moment.
La seconde condition à respecter dans le cadre de l’utilisation d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie est relative aux normes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette loi européenne fixe les règles liées au traitement et à la circulation des données personnelles.
Elle impose principalement aux chefs d’entreprise de veiller à la protection et à la sécurité des bulletins de paie. Afin de respecter cet impératif, vous devez notamment choisir avec soin le coffre-fort virtuel à utiliser.
Comment bien choisir un coffre-fort numérique pour bulletin de paie ?
Pour choisir cet outil, vérifiez qu’il possède le cachet de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique, les certifications Afnor et ISO. Ces homologations garantissent la qualité et la fiabilité de l’outil.
Vous devrez également vous assurer que la solution logicielle choisie offre les garanties suivantes :
- L’intégrité ;
- La traçabilité ;
- Des accès sécurisés ;
- Le respect des délais légaux de conservation des données ;
- La duplication sécurisée des documents.
En plus de ces différentes caractéristiques, privilégiez un logiciel qui dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour éditer directement les fiches de paie et dont la prise en main est facile.
Quel est le prix d’un e-coffre-fort pour bulletin de paie ?
Les tarifs des solutions proposées pour la dématérialisation des bulletins de paie sont très variables et dépendent de plusieurs paramètres :
- L’espace de stockage offert ;
- Le nombre de salariés pris en charge ;
- Les éventuels services additionnels (sécurisation des mots de passe, e-signature, etc.)
En ce qui concerne le mode de tarification, certains logiciels proposent une facturation par fiche de paie traitée. C’est une option envisageable pour les entités de petites tailles, mais qui peut se révéler très coûteuse pour les grosses entreprises. Pour ces dernières, la souscription d’un forfait mensuel ou annuel est généralement plus indiquée.
Notez par ailleurs, qu’il existe des solutions de coffre-fort numérique pour bulletin de paie gratuites. Elles sont cependant limitées, aussi bien en ce qui concerne l’espace de stockage que le niveau de sécurité offert. Elles ne sont donc pas vraiment recommandées dans le cadre d’une utilisation professionnelle sur le long terme.
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