Avant de rechercher un stagiaire, le chef d’entreprise doit prendre connaissance de plusieurs éléments essentiels. Faisons un point ensemble sur la réglementation relative à l’accueil d’un stagiaire en entreprise avant de nous intéresser à la rémunération. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur combien coûte un stagiaire à l’entreprise. Et suivez nos conseils pour déterminer s’il est judicieux ou non de prendre un stagiaire au lieu d’embaucher un salarié.
Stage en entreprise : que dit la loi ?
Avant de savoir combien coûte un stagiaire à l’entreprise, il convient de faire un point sur la législation. En effet, depuis 2014, les stages en entreprise sont désormais mieux encadrés afin de réduire les abus.
Il y a quatre points essentiels à retenir :
- les stages ne doivent pas excéder 6 mois dans la même entreprise afin de ne pas concurrencer l’alternance ;
- la gratification obligatoire ne peut pas être inférieure à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale ;
- les stagiaires doivent bénéficier des mêmes droits que les salariés en termes d’accès à la cantine ou tickets restaurants. Et une partie des frais de transport devront être remboursés par l’entreprise qui accueille le stagiaire ;
- enfin, les stagiaires ne doivent pas représenter plus de 10 % de l’effectif salarial.
D’autre part, il s’avère interdit de :
- remplacer un salarié par un stagiaire en cas d’absence, de suspension de contrat de travail ou de licenciement ;
- faire exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent. Le stagiaire n’a pas obligation de production comme un salarié ;
- d’utiliser un stagiaire pour faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
- faire occuper un emploi saisonnier à un stagiaire.
A savoir : il existe un délai de carence entre deux stages. Ce délai correspond au 1/3 de la durée du stage précédent. Ainsi, après un stage de 6 mois, il faut attendre 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Cependant, ce délai de carence ne s’applique pas en cas de stage interrompu avant son terme, à l’initiative du stagiaire.
Dans quel cadre s’inscrit un stage ?
Un stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel. Cela permet à l’étudiant d’acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation. Il faut donc que les missions confiées restent conformes au projet pédagogique de son établissement d’enseignement. A noter que les stages hors cursus scolaire ou universitaire sont interdits. Et depuis 2010, les entreprises ne peuvent plus accueillir d’étudiants dans le cadre de stages d’entreprises conclus à l’issue de la formation.
Bien que le stagiaire ne soit pas considéré comme un salarié, il doit toutefois respecter les règles internes de la société employeuse : règlement intérieur, horaires, durée légale de travail, règles de sécurité…
Par ailleurs, l’entreprise doit avoir en tête qu’en cas d’absence d’encadrement, le travail du stagiaire peut être peu productif voire contreproductif. Avant de rechercher un stagiaire, il convient d’avoir une idée précise des tâches confiées et de son tuteur. Si en tant que chef d’entreprise, vous n’avez pas de temps à consacrer à la formation d’un stagiaire, il vaut mieux se tourner vers le recrutement, si l’activité le permet.
Que doit contenir la convention de stage ?
Pour qu’une entreprise puisse accueillir un stagiaire au sein de ses locaux, il est nécessaire qu’elle établisse une convention de stage. Il s’agit d’une convention tripartite signée entre le stagiaire (ou son représentant légal en cas de minorité), l’organisme d’accueil (entreprise, administration, association…) et l’établissement de formation ou d’enseignement.
Le document doit obligatoirement contenir les éléments suivants :
- activités confiées au stagiaire ;
- dates de début et de fin de stage ;
- durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
- modalités d’autorisation d’absence ;
- montant de la gratification et modalités de versement ;
- éventuels avantages dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement, remboursement des frais…) ;
- régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident du travail.
A savoir : l’entreprise doit tenir à jour une liste des conventions de stage conclues. Et en cas d’embauche du stagiaire dans les trois mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.
Combien coûte un stagiaire à l’entreprise ?
Rémunération des stagiaires
Une entreprise qui accueille un stagiaire a obligation de lui verser une gratification minimale, exonérée de cotisations sociales (sous conditions) si le stage excède une période de 2 mois, consécutifs ou non. Autrement dit, quand la durée du stage ne dépasse pas 2 mois consécutifs, le versement d’une indemnité de stage reste facultatif.
A noter : il ne s’agit pas d’un salaire puisque le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, mais bien d’une gratification. Rémunérer un stagiaire ne coûte pas cher à une entreprise, cependant il faut tenir compte du temps et des coûts indirects que suppose l’accueil d’un stagiaire dans de bonnes conditions. Ces coûts cachés se révèlent souvent plus importants que les coûts directs.
Cotisations sociales des stagiaires
Si la rémunération versée au stagiaire ne dépasse pas le montant de la gratification minimale (525 €/mois à 35 heures), elle est exonérée de charges sociales à la fois pour l’entreprise qui accueille et pour le stagiaire. En revanche, elle est soumise aux cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise. Celui-ci est calculé sur la fraction excédentaire.
Cotisations maladie
Le stagiaire reste affilié au régime de Sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu’étudiant.
Cotisations accident du travail
En ce qui concerne le risque d’accident du travail et maladie professionnelle, le stagiaire a obligation d’être rattaché au régime général de la Sécurité sociale. L’affiliation du stagiaire auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie de son lieu de résidence et le paiement de la cotisation accident du travail et maladie professionnelle dépendent du montant de la gratification.
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