Pour l’entreprise, le coût d’un salarié n’est pas uniquement constitué par le salaire brut inscrit sur le contrat de travail. Le coût réel est plus élevé. Or, que ce soit dans le cadre d’une embauche, pour préparer un business plan ou un budget, il est indispensable de savoir combien coûte un salarié. Quels sont les éléments à prendre en compte ? Et comment faut-il calculer le coût réel d’un employé ? Nous répondons à toutes vos questions.
Combien coûte un salarié ? Les éléments à prendre en compte
Pour définir combien coûte un salarié à une entreprise, il faut prendre en compte :
- le salaire brut : la somme du salaire net et les cotisations salariales ;
- le salaire « super brut » : la somme du salaire brut et des cotisations patronales ;
- les charges patronales et salariales : une fraction du salaire brut prélevée par les organismes sociaux pour être redistribuée en fonction d’un barème précis ;
- le total chargé : ce que paie vraiment l’employeur.
C’est le salaire super brut qui se rapproche le plus du coût réel d’un employé car il inclut les cotisations patronales. Celles-ci se révèlent une charge financière considérable pour l’employeur. Cependant, le salaire super brut prend aussi en compte les cotisations salariales, non supportées par l’entreprise, mais par le salarié.
Comment calculer le coût d’un salarié ?
Pour savoir combien coûte un salarié, il faut définir le total chargé. Il s’agit de la somme réellement dépensée par l’entreprise pour chaque employé. Pour trouver le total chargé, il faut réaliser l’opération suivante : rémunération brute + cotisations patronales - cotisations salariales. Pour vous aider dans votre calcul, il existe des simulateurs en ligne pour calculer le coût total d’un salarié. Par exemple pour déterminer le coût recrutement de commerciaux, vous devez simplement entrer le salaire brut que vous souhaitez proposer à vos commerciaux.
Quel est le coût des charges sociales ?
Le montant des charges sociales dues par l’employeur grève le coût salarial. Le taux de cotisation patronale moyen se situe entre 40 et 42 % environ (moins pour un SMIC). Toutefois, ce taux moyen cache de grandes disparités. Effectivement, il dépend du niveau de rémunération accordé, de l’effectif de l’entreprise et du bénéfice.
Quelles sont les autres charges à prévoir ?
Pour obtenir un résultat encore plus précis, vous pouvez ajouter les autres charges et taxes liées au salaire ou induites par l’embauche d’une recrue :
- la médecine du travail. Comptez entre 70 et 80 € par salarié par an en moyenne ;
- la mutuelle obligatoire depuis le 1er janvier 2016 ;
- l’indemnité de congés payés qui représente 10 % de la rémunération brute ;
- le coût de l’installation et la maintenance du poste de travail du salarié ;
- le coût de location de l’espace bureau ;
- les coûts de formation et d’encadrement ;
- les coûts de gestion (éditions des fiches de paie…) ;
- les coûts de recrutement (diffusion d’annonce, appel à un cabinet de recrutement…) ;
- les éventuels tickets restaurants ou frais de déplacement. Si le salarié utilise les transports en commun, il peut prétendre à un remboursement de 50 % des frais de transport domicile/travail ;
- le maintien du salaire en cas de maladie ou événement familial ;
- la prévoyance ;
- les gratifications éventuelles (treizième mois, prime de vacances, prime d’intéressement, de participation ou abondement…) ;
- et pour les entreprises non soumises à la TVA, la taxe sur les salaires comprise entre 4,25 % et 20 % en fonction de la paie.
A noter : il faut tenir compte également des congés pays. Un contrat de travail est ponctué de période d’absences. Si l’entreprise est contrainte d’embaucher une personne pour remplacer le salarié en congés, cela représente un double impact financier.
Les déductions fiscales et sociales
Les principales déductions sociales et fiscales concernant les entreprises sont :
- la réduction Fillon qui s’applique au CDI ou CDD temporaire, en temps plein ou temps partiel ne dépassant pas 1,6 fois le SMIC. Le coefficient fixe tient compte du nombre de salariés dans la société. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, il est de 0,2795. Et pour les entreprises de plus de 20 salariés, le coefficient est de 0,2835. En tant que chef d’entreprise, si vous souhaitez calculer vous-même le montant de la réduction Fillon, vous avez la possibilité d’utiliser le formulaire de l’URSSAF présent sur le site officiel ;
- le CICE (crédit d’impôt compétitivité emploi) concerne toutes les entreprises. Cependant, le salaire ne doit pas dépasser 2,5 fois le SMIC. La déduction représente environ 6 % du salaire brut, imputée sur le régime réel d’imposition de la société ;
- l’aide à l’embauche en contrat aidé représente un remboursement des cotisations sociales. Il se situe à hauteur de 30 % du salaire brut et il est proratisé en cas de temps partiel.
La fin de contrat
A l’exception de la démission, la rupture d’un contrat de travail entraîne une charge financière en plus pour l’entreprise. Le montant dépend de l’ancienneté du salarié, de la liquidation des droits acquis ainsi que des obligations légales.
Notez que certaines situations telles qu’un départ à la retraite peuvent être anticipées. Sur un compte épargne, il convient de déposer une provision financière suffisante pour pallier cette fin de contrat. Et il existe également des assurances pour couvrir certains risques financiers (ex. : la garantie arrêt de travail).
Les obligations liées à l’embauche d’un salarié
Au-delà de savoir combien coûte un salarié à une entreprise, il faut connaître les obligations qu’impose une embauche :
- déclaration préalable à l’embauche ;
- affiliation de l’entreprise auprès d’une caisse de retraite complémentaire ;
- choix de la mutuelle d’entreprise obligatoire ;
- inscription du salarié sur le registre unique du personnel ;
- visite d’information et de prévention auprès de la médecine du travail ;
- établissement du document unique d’évaluation des risques ;
- remise du contrat de travail à l’employé ;
- remise des bulletins de salaire mensuels ;
- entretien annuel ;
- entretien d’évaluation ;
- formation du salarié…
Embaucher un premier salarié demande un fort investissement sur le plan administratif. Avant de se lancer dans le recrutement, il vaut mieux être certain de l’utilité de la démarche.
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