Comment fonctionne une lettre recommandée électronique ?

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Avec Internet, il est désormais possible d’envoyer une lettre recommandée électronique ou LRE de n’importe où, et à n’importe quel moment. Le procédé présente de multiples avantages : gain de temps, économie sur le coût d’envoi, sécurité et respect des délais. Alors si vous vous posez des questions sur le fonctionnement, découvrez nos explications et nos conseils. Vous pourrez alors envoyer vos recommandés par voie électronique dans les règles de l’art.

Lettre recommandée électronique : pourquoi choisir un envoi par Internet ?

L’évolution des services de prestation qualifiée dans l’envoi de lettres recommandées en ligne permet aux entreprises et aux particuliers d’expédier leurs courriers par voie numérique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cette avancée, même soumise à une réglementation stricte, réunit des avantages à la fois pour les expéditeurs et les destinataires :

  • Une utilisation souple et personnalisable selon les clients ;
  • Une garantie de sécurité, car la lettre recommandée électronique a la même valeur juridique que l’ancien recommandé physique ;
  • Des preuves électroniques et physiques générées par la correspondance ;
  • Deux choix dans le mode de distribution du recommandé au destinataire (en fichier électronique ou sous forme de courrier papier) ;
  • Un mode d’archivage des correspondances ;
  • Une réduction des dépenses (coûts de traitement et d’envoi) ;
  • Une meilleure gestion sur les délais et un suivi en temps réel.

Vous pouvez retrouver un large éventail d’offres et de services de lettre recommandée électronique sur Internet.

Ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement des LRE

La lettre recommandée électronique est définie par le décret N° 2018-347 du 9 mai 2018 comme étant l’équivalent d’une lettre recommandée classique. Généralement, l’envoi suit les étapes suivantes : La phase d’identification de l’expéditeur, la précision des coordonnées du destinataire, la rédaction de la lettre recommandée électronique ou son téléchargement sur le site du tiers chargé de son acheminement, l’ajout des pièces jointes et le payement des frais d’envoi. N’hésitez pas à aller voir les questions liées à la réception et le coût d’une lettre. Cependant, l’envoi d’un recommandé électronique exige des conditions qui sont prévues par la législation telle que :

Les mentions légales :

Afin d’effectuer le dépôt et l’envoi d’une lettre recommandée par Internet, l’expéditeur doit renseigner son nom ou sa raison sociale, ses coordonnées électroniques et postales, ainsi que ceux du ou des destinataires.

L’accord préalable du destinataire :

Chaque expédition de lettre recommandée électronique doit être précédée d’une demande de consentement auprès du destinataire. Cet accord reste un élément majeur de l’envoi, car il prouve que l’adresse email utilisée pour notifier le destinataire est bien le sien.

La double identification :

À savoir celle de l’expéditeur et celle du destinataire. Une fois les identifications validées, les lettres recommandées électroniques sont automatiquement acheminées.

Les options supplémentaires en matière de recommandé électronique

Il existe également des commodités supplémentaires dont vous pouvez bénéficier selon le prestataire choisi :

L’envoi groupé :

À l’opposé de l’envoi simple, le mode groupé permet d’enregistrer un ensemble défini de destinataires pour faciliter l’envoi. Cette option est spécialement adaptée pour les syndics, car il allège la gestion de listes de destinataires dans les cas de la gestion de copropriété (envois de convocations et de rapports d’assemblées générales…)

La gestion du flux de facturation :

Toujours selon les opérateurs, le système de facturation permet généralement à l’expéditeur d’utiliser des comptes bancaires différents. Un expéditeur peut ainsi sélectionner le compte bancaire qui doit être prélevé pour l’envoi de sa lettre recommandée électronique. Ce procédé permet d’agencer plusieurs flux de facturation. Ce système est judicieux dans le cadre de la gestion de syndic de copropriétés.

La LRE présente donc de multiples avantages, mais il est important de choisir un prestataire respectueux de la réglementation sur la protection des données. En effet, la protection des informations représente un enjeu particulièrement important, comme vous pouvez le lire ici.