Préalable obligatoire à l’embauche d’un salarié, la DPAE est une démarche qui s’effectue par l’employeur auprès de l’Urssaf ou de la MSA. Découvrez en quoi consiste réellement la déclaration préalable à l’embauche pour une entreprise. Et suivez nos conseils pour effectuer la démarche sans commettre d’erreur.
Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire avant toute embauche. Elle s’effectue en une seule fois auprès de l’Urssaf ou de la Caisse de Mutualité Sociale Agricole (MSA).
En revanche, l’employeur n’a pas de déclaration à effectuer pour l’accueil d’un stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié. Et les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) sont aussi exclus du dispositif.
Si l’employeur embauche plusieurs fois un même salarié, il est tenu de procéder à chaque fois à une DPAE par contrat. Cela ne s’applique pas si l’exécution des contrats s’effectue sans interruption ou si un CDI est immédiatement conclu après un contrat temporaire.
La DPAE rassemble six formalités liées à l’embauche :
- déclarer une première embauche dans un établissement ;
- demander l’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
- demander l’affiliation au régime d’assurance chômage ;
- demander l’adhésion à un service de santé au travail ;
- déclarer l’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
- lister les salariés embauchés en vue du pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
A noter : depuis le 1er août 2011, la DPAE a fusionné avec la déclaration unique d’embauche (DUE) afin de simplifier les démarches à accomplir par l’employeur.
A quoi sert la DPAE ?
L’employeur doit impérativement effectuer une déclaration préalable à l’embauche pour tout recrutement d’un salarié afin de :
- ouvrir des droits sociaux au salarié ;
- être couvert en cas d’accident du travail du salarié ;
- bénéficier d’éventuels droits à exonération ;
- satisfaire aux demandes des différentes administrations qui contrôlent les entreprises, pour éviter toutes sanctions liées, notamment au travail dissimulé.
L’employeur doit présenter à toute réquisition des inspecteurs du travail :
- soit l’accusé de réception de la déclaration adressé par l’Urssaf (document à conserver jusqu’à l’établissement de la DPAE) ;
- soit les éléments permettant de vérifier qu’il a bien procédé à la déclaration (ex. : avis de bonne réception de la télécopie, double de la lettre d’envoi et récépissé postal).
A défaut, l’entreprise encourt des sanctions. Le défaut de DPAE peut donner lieu à une amende prévue pour les contraventions de 5ème classe. L’article L.1221-11 du Code du travail prévoit une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1071 € par salarié.
Comment s’effectue la déclaration préalable à l’embauche ?
Pour toute embauche d’un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, les employeurs ont obligation d’effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Et ce, quelles que soient les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement.
La déclaration préalable à l’embauche doit être obligatoirement effectuée par tous les employeurs (ou leur mandataire) dans les 8 jours qui précèdent l’embauche du salarié (période d’essai comprise). Elle est transmise à l’Urssaf dont relève l’établissement concerné par l’embauche. Une copie du document devra être remise au salarié sans délai, ainsi que le volet détachable de l’accusé de réception de la DPAE retourné par l’URSSAF dans un délai de 5 jours. La remise est considérée comme satisfaite dès que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (Urssaf ou MSA).
La procédure s’effectue en ligne si l’entreprise a déjà réalisé plus de 50 DPAE l’année précédente. Elle peut être réalisée sur net-entreprises.fr. L’employeur peut aussi déclarer l’embauche de son salarié via un formulaire ou par dépôt de fichier issu de son logiciel.
A savoir : en tant que salarié, s’il s’agit de votre premier emploi, vous avez la possibilité de contacter la Caisse d’assurance maladie de votre lieu de résidence pour vous assurer de la bonne gestion de votre dossier. Vous pouvez également vous rendre sur le site ameli.fr ou contacter le 3646 (coût d’un appel local depuis un poste fixe).
Faire sa déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne
En effectuant sa DPAE sur Internet, l’entreprise reçoit un accusé de réception immédiatement après la validation de l’opération. Par ailleurs, le formulaire en ligne est pré-enregistré des données de l’entreprise dès la deuxième déclaration, ce qui facilite les démarches et représente un gain de temps surtout en cas d’embauche de saisonnier ou d’extra.
Attention toutefois lors du remplissage du formulaire de DPAE en ligne. Une information incorrecte entraîne un retard dans le traitement de la déclaration. Cela a pour effet de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux. Et l’employeur est passible de sanctions.
Ce qu’il faut savoir sur les DPAE transmises par dépôt de fichier issu du logiciel
Les entreprises qui souhaitent réaliser leurs DPAE via leur logiciel peuvent transmettre jusqu’à 100 déclarations dans un seul fichier. Elles reçoivent ensuite un courriel pour les informer de la mise en ligne de leur accusé de réception. En cas de succès, l’employeur obtient une référence dossier qui vaut acquittement. En cas d’anomalies, la société reçoit un bilan.
Conseil : pour s’assurer de la bonne conformité du logiciel, il est conseillé de déposer un fichier de test.
Ce que contient une DPAE : les informations à transmettre
Une DPAE contient des mentions obligatoires :
- dénomination sociale ou nom et prénom de l’employeur, adresse de l’employeur, numéro SIREN, service de santé au travail dont dépend l’employeur s’il relève du régime général de Sécurité sociale ;
- nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance du salarié, son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
- date et heure d’embauche ;
- nature, durée du contrat, durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée (CDI) et les contrats à durée déterminée (CDD) dont le terme ou la durée maximale excède 6 mois.
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