L’obligation de réponse du syndic est l’un des droits dont jouissent les copropriétaires vis-à-vis du gestionnaire d’une copropriété. Cependant, il assez fréquent que ce dernier ne se soumette pas à cette obligation, profitant de l’ignorance des requérants.
Nos experts vous proposent ici de revenir plus en détails sur les différents cas de figure où il est possible d’exiger une réponse de son syndic, ainsi que sur la démarche à suivre pour faire valoir son bon droit en tant que copropriétaire.
Dans quels cas l’obligation de réponse du syndic est-elle valable ?
Le syndic de copropriété n’a l’obligation de répondre aux copropriétaires que dans certaines situations spécifiques clairement détaillées par la loi.
Une demande de document
En fonction de la nature du document demandé et du statut de la personne qui en fait la demande, le syndic peut avoir l’obligation d’apporter une réponse.
Par exemple, les membres du conseil syndical peuvent avoir accès à tous les documents concernant la propriété. Ainsi, le syndic est dans l’obligation de répondre dès que ces derniers formulent une requête de document auprès du syndic de copropriété.
Par contre, les autres copropriétaires ne peuvent, pour leur part, n’exiger au syndic que la production de certains documents spécifiques (factures, carnet d’entretien, règlement de la copropriété), et uniquement pour leur compte.
La réalisation de travaux
L’une des responsabilités du syndic de copropriété est la réalisation des travaux nécessaires au bon état des parties communes et à la sécurité des occupants. Il est aussi chargé des travaux de sauvegarde du bâtiment en cas d’urgence.
Ainsi, si l’un des copropriétaires formule une requête dans le cadre de l’une de ces situations, le syndic est dans l’obligation de lui fournir une réponse.
La réalisation d’un diagnostic
Enfin, le syndic doit nécessairement répondre à certaines demandes de diagnostic. Cela concerne notamment les diagnostics obligatoires tels que le diagnostic technique global qui doit être réalisé dans les propriétés insalubres ou nouvellement construites.
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Quelle démarche suivre pour obtenir une réponse du syndic ?
Le syndic de copropriété est en tort s’il n’apporte aucune réponse aux sollicitations dans l’une ou l’autre des situations décrites ci-dessus. Afin de faire valoir son droit et obtenir une réponse, le copropriétaire requérant peut alors entamer une démarche inhabituelle en plusieurs étapes.
Un règlement amiable pour faire valoir l’obligation de réponse du syndic
Avant toute action visant à faire appliquer l’obligation de réponse du syndic, il est important de s’assurer au préalable que ce dernier a bien reçu la demande. Pour cela, l’idéal est de procéder à une relance par une ou plusieurs des voies suivantes :
- Appels téléphoniques ;
- Envoi d’e-mails ;
- Message via l’extranet de la propriété, etc.
Si aucune de ces méthodes ne fonctionne, l’étape suivante consiste à envoyer un courrier écrit au syndic afin de formuler à nouveau la demande et lui rappeler ses obligations. Afin d’obtenir des preuves de cette démarche, une lettre en recommandé avec accusé de réception est conseillée. De même, il est conseillé de conserver des captures d’écrans des différents mails et des appels.
En cas d’échec de ces démarches, le copropriétaire peut ensuite saisir le conseil syndical. Ce dernier dispose en effet d’une certaine autorité sur le syndic. Il peut par exemple organiser une réunion avec le gestionnaire afin de trouver une solution au problème et demander à consulter les pièces justificatives des charges.
En outre, si le problème pour lequel le syndic a été saisi concerne l’ensemble des copropriétaires, il est possible de l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Ainsi, tous les copropriétaires pourront en discuter en vue de trouver une solution.
Enfin, il est possible de faire appel à un médiateur de la consommation ou à un conciliateur de justice dans l’objectif de trouver une solution amiable.
Intenter une action en justice ou procéder à un changement de syndic
En cas d’échec de la procédure amicale, deux options s’offrent au copropriétaire demandeur.
Il peut tenter de faire remplacer le syndic en évoquant un défaut de gestion qui constitue une faute grave. La question sera alors étudiée lors d’une assemblée générale qui se prononcera sur l’opportunité de la requête et procédera au vote le cas échéant.
Enfin, dans les cas les plus extrêmes de désaccord pour non-respect de l’obligation de réponse du syndic, la loi autorise le demandeur à entamer des poursuites judiciaires. Toutefois, comme pour le changement de syndic, cette action est subordonnée à un vote en assemblée générale.
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