3 aspects de la dématérialisation pour optimiser le temps

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La dématérialisation est un processus dans lequel le format numérique remplace les supports d'information matériels. De nos jours, elle est plus que tendance. Il s'agit de l'un des plus grands enjeux de la transition numérique des administrations et des entreprises. Nous vous invitons à découvrir 3 aspects de la dématérialisation afin d'optimiser le temps.

Le processus de dématérialisation des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs électroniques sont de plus en plus nombreuses à circuler dans le monde professionnel. Voici ce qu'il faut savoir à propos de ce sujet.

Quelles sont les obligations légales liées à la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Dans le secteur public, l'instauration de la facturation électronique s'est faite par le biais de l'ordonnance du 26 juin 2014. Depuis le 1er janvier 2017, cette dématérialisation est devenue obligatoire pour tous les fournisseurs de biens et services auprès de l'administration publique. Dans le secteur privé, l'article 153 de la loi de finances 2020 a imposé la facturation électronique pour les relations B2B. Cependant, cet article a fait l'objet d'un amendement par la loi de finances 2021. Cette dernière prévoit l'échéancier de cette mise en application progressive entre 2024 et 2026.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Si vous désirez passer à la dématérialisation de factures fournisseurs, cela implique de :

  • choisir un système de récupération des données des factures : il peut s'agir d'un traitement des factures en les numérisant. Cela peut également être un traitement par reconnaissance optique. Ce dernier consiste à récolter les informations sur le document et à les reporter directement dans un fichier lisible par le logiciel comptable. Enfin, cela peut concerner une dématérialisation de l'ensemble de la chaîne. Celle-ci englobe tous les processus du cycle fournisseur, depuis l'achat jusqu'au paiement.
  • Mettre en place une GED (Gestion Électronique des Documents) : cela implique une conservation et un classement des documents pour qu'ils soient consultables et utilisables facilement.
  • Automatiser les processus métiers : ici, le principe consiste à accélérer l'enchaînement entre différentes étapes en enlevant le maximum d'actions manuelles.
  • Gérer l'archivage à valeur probante des documents : il s'agit ici d'assurer une conservation pérenne et authentique à l'aide de différents systèmes réputés infalsifiables. Cela peut se faire par le biais de l'horodatage ou du blocage définitif de la modification des données validées.

Les étapes à suivre ne sont pas difficiles. N'hésitez donc pas à vous lancer dans ce processus de dématérialisation si vous le désirez.

dématérialisation factures

Dématérialisez les fiches de paie de vos employés

De nos jours, les fiches de paie sont également devenues électroniques. Voici l'aspect juridique de cette situation et la méthode de mise en place de la dématérialisation.

Qu'en est-il de la législation autour des fiches de paie électroniques ?

Selon la Loi Travail et depuis le début de l'année 2017, tout employeur est autorisé à mettre en place un système de fiche de paie dématérialisé. Cela est possible, même sans l'accord des salariés. Ceux-ci possèdent, cependant, un droit d'opposition afin de garder le droit de recevoir leur fiche de paie en version papier. Le collaborateur doit pouvoir disposer de ses bulletins de paie par le biais de son CPA (Compte Personnel d'Activité). Quant à l'employeur, il est tenu d'assurer l'intégrité et la confidentialité des données.

Comment dématérialiser les bulletins de paie ?

Grâce à la fiche de paie dématérialisée, le service RH n'est plus tenu de réaliser des tâches longues et non respectueuses de l'environnement. Les entreprises disposent de divers outils pour envoyer les bulletins de paie sous forme numérique. Il peut s'agir d'une fiche de paie électronique. Celle-ci présente les mêmes informations et possède la même valeur que la version papier. Ce type de fiche de paie est conforme à la législation et le document est toujours scellé numériquement.

Cela peut également être une fiche de paie en ligne. Ici, l'entreprise adopte un bon logiciel de paie afin de sauvegarder les documents dont le salarié a besoin sur des espaces virtuels sécurisés. Ceux-ci seront par la suite disponibles sur internet. Le salarié recevra une notification par e-mail et pourra éventuellement télécharger sa fiche de paie ou la consulter en ligne. Enfin, nous pouvons distinguer le bulletin de paie dématérialisé. Après signature et scellage électroniques, les bulletins de paie sont envoyés dans le coffre-fort numérique du salarié. Les entreprises doivent faire appel aux opérateurs de stockage extérieurs et de distribution pour réaliser cette tâche. Il est important de mentionner que l'accord du ministère du Travail est essentiel pour pouvoir procéder à cette démarche.

La dématérialisation des signatures de documents

La signature électronique des documents prend également de la place dans la vie des entreprises. Voici quelques détails à ce sujet.

Que dit la loi sur la dématérialisation des signatures ?

Une signature électronique possède la même valeur juridique qu'une signature manuelle. D'ailleurs, l'article 1316-1 du Code civil énonce que : « l'écrit sous forme électronique est reconnu comme preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

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dématérialisation signatures électroniques

Quelles sont les étapes de la dématérialisation des signatures en entreprise ?

La définition de vos besoins est l'étape cruciale qui vous permettra de mettre en place facilement la dématérialisation des signatures. Pour cela, voici les étapes à suivre :

  • définissez le périmètre de votre projet : ici, il est important de connaître les objectifs du projet et s'il concerne un service en particulier ou la société entière. Identifiez également le volume des documents à signer et la fréquence de signature à envisager. N'oubliez pas non plus le budget à prévoir et les ressources à mobiliser.
  • Analysez les parcours de signature des documents : vous devez connaître la nature des documents à signer ainsi que les champs à remplir pour chacun d'eux. Définissez le rôle de chacun et établissez un calendrier qui définit la durée du parcours. Enfin, choisissez les logiciels à utiliser.
  • Établissez un cahier des charges : celui-ci sera transmis aux collaborateurs et aux prestataires. Ces derniers ont en effet besoin de cerner votre demande de plus près afin d'apporter la meilleure réponse possible.
  • Choisissez le prestataire pour accompagner la mise en place de la signature électronique : de préférence, optez pour un prestataire flexible. Le marché regorge d'éditeurs de solutions numériques disposés à vous aider.

Veillez à ne pas oublier les petits détails pour dématérialiser la signature dans votre entreprise. Cela est primordial pour la réussite du projet.

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