La gestion des ressources humaines contribue directement au succès d'une entreprise. Cependant, elle rassemble plusieurs tâches répétitives, qui réclament du temps et de l'énergie. C'est pourquoi il est crucial de l'optimiser et de recourir à des logiciels d'automatisation des tâches. Le Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) est sans doute la meilleure solution pour améliorer l'efficacité de votre société et faciliter le travail des salariés. De quoi s'agit-il exactement et quels sont les avantages de l'adopter ? Quelles fonctionnalités proposent ce type de logiciel ? Voici tout ce dont vous devez savoir.
Qu'est-ce qu'un SIRH et à quoi sert-il dans une entreprise ?
Le SIRH ou Système d'Information des Ressources Humaines est un ensemble de logiciels et d'outils indispensables pour optimiser la gestion des différentes tâches des ressources humaines. Ils permettent d'automatiser le processus RH, allant de la gestion administrative en passant par le recrutement, jusqu'à la gestion de paie, des talents ou encore des absences et congés. Le SIRH est constitué de plusieurs modules évolutifs selon les besoins de l'entreprise et son secteur d'activité.
Deux types de systèmes doivent être distingués, à savoir le SIRH intégré et le SIRH composite. Dans le premier cas, un seul logiciel est utilisé pour la gestion de l'intégralité du processus RH. Dans le second cas, vous recourez à plusieurs outils pour former le système d'information. Le SIRH est synonyme de gain d'efficacité et de performance, de gain de temps, mais aussi d'argent. Sa mise en place au sein d'une société vous permet de vous libérer des nombreux fichiers Excel.
Grâce à la centralisation des données, le SIRH permet à tous les collaborateurs d'avoir accès à leurs différents documents administratifs de manière autonome et instantanée. Le suivi des congés, des formations ou encore des plannings est facilité, sans solliciter le service RH. De plus, les divers documents liés aux ressources humaines sont précieusement conservés dans le logiciel en cas de contrôle. Cette solution de gestion RH peut être envisagée aussi bien pour les grandes entreprises que pour les PME et les TPE. Ensuite, le coût d'un SIRH va dépendre des besoins réels de votre société, ainsi que du nombre de salariés et d'établissements.
Les avantages d'avoir un SIRH
Le SIRH permet de gagner du temps, notamment grâce à la simplification de l'organisation du processus RH et des différentes tâches des équipes des ressources humaines de la société. Ces derniers pourront alors mieux se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. Les logiciels de gestion collaboratifs permettent de centraliser toutes les données RH. Les informations sont donc faciles d'accès pour les managers et les responsables, mais également pour les salariés. Ces derniers peuvent les utiliser à tout moment et même à distance. Cela favorise alors l'autonomie des employés, car ils pourront consulter et modifier leurs informations (congés, notes de frais, absences, etc.) sur le portail RH, sans intervention de l'équipe.
La communication au sein des différents services est améliorée grâce au SIRH, tout comme la planification des différentes activités liées à la gestion RH et de la paie. Enfin, le SIRH offre une vision globale sur la gestion du processus RH au sein de l'entreprise. Cet aperçu peut être d'une aide précieuse pour le dirigeant, car il pourra s'y appuyer pour prendre les bonnes décisions. Pour profiter de ces différents avantages du système d'information des ressources humaines, il est toutefois essentiel de choisir les outils les plus adaptés aux besoins de la société. Ainsi, vous pouvez mieux maîtriser vos budgets. Les fonctionnalités d'un SIRH sont très variables, c'est pourquoi il est préférable de privilégier un logiciel payant.
Comment trouver les logiciels adaptés à votre entreprise ?
Le choix d'un SIRH pour votre entreprise ne doit pas se faire au hasard. Pour la mettre en place et en tirer profit efficacement, vous devez commencer par définir vos besoins précis. Cet état des lieux sera la clé pour vous assurer que les fonctionnalités du logiciel correspondent parfaitement au fonctionnement de votre entreprise. La mise en place de cet outil au sein de votre société doit impliquer les différents acteurs concernés. Une analyse de la structure hiérarchique et des interactions entre chaque service est de mise. Vous devez également prêter attention au rôle des différents responsables et managers RH. Pensez par ailleurs à vérifier l'efficacité de la communication entre les collaborateurs. Grâce à cette évaluation, vous allez pouvoir identifier :
- les facteurs qui freinent les processus existants,
- les besoins des différentes équipes RH,
- les tâches répétitives et chronophages à automatiser pour gagner du temps.
En repérant les lacunes des différents processus, il vous sera alors plus facile d'améliorer la gestion des ressources humaines en optant pour le SIRH le plus adapté. Les fonctionnalités requises du logiciel devront être adaptées aux besoins de chaque collaborateur. Grâce à un logiciel approprié, les échanges entre les collaborateurs seront plus fluides. Les salariés gagneront du temps et votre entreprise pourra recruter de nouveaux talents de manière efficace.
Comparez plusieurs logiciels SIRH
Pour tirer le maximum de profit d'une solution SIRH, nous vous recommandons de faire jouer la concurrence. Il est important de réaliser un comparatif des systèmes d'information des ressources humaines mis à disposition. Pour ce faire, n'hésitez pas à bien vous renseigner et à tester les outils gratuitement pour juger leur efficacité par vous-même. Cela vous évitera de perdre de l'argent en achetant un SIRH ne correspondant pas aux besoins de votre entreprise. Le fonctionnement des SIRH est généralement basé sur différents modules évolutifs selon les besoins actuels et futurs de votre société. Une analyse minutieuse de chaque logiciel s'impose alors en prenant plusieurs critères en considération.
Renseignez-vous sur l'éditeur de l'outil et prêtez attention à son ancienneté. Ce paramètre est gage d'efficacité et de performance. Il est également recommandé de vous intéresser aux éventuelles garanties relatives à la sécurité et la confidentialité des données. Pour voir plus loin, assurez-vous par ailleurs que les mises à jour et les maintenances n'auront aucune incidence sur la performance du logiciel. Enfin, pensez au service client proposé en cas de problème. Vous l'aurez compris, le gain de temps et d'efficacité grâce au SIRH va dépendre de plusieurs facteurs. C'est pourquoi il ne sert à rien de vous précipiter au moment de la mise en place de cette solution au sein de votre entreprise.
Pour conclure, adopter un SIRH au sein de votre établissement ne peut vous être qu'avantageux. Outre le fait d'améliorer les échanges entre les différentes équipes, ce logiciel simplifie aussi les tâches du personnel RH grâce à l'automatisation. La centralisation des données sur un seul et même outil permet aux salariés de gérer leurs informations de manière plus autonome, sans solliciter l'équipe RH. La gestion des ressources humaines est donc optimisée grâce au système d'information.
Cependant, pour bénéficier des différents avantages de cet outil, il faut veiller à ce que ses fonctionnalités correspondent aux besoins des différents collaborateurs. Raison pour laquelle la mise en place de cette solution doit se faire de manière réfléchie. Il est important de repérer les points faibles à améliorer au sein du service RH pour pouvoir privilégier les fonctionnalités du SIRH permettant d'y remédier efficacement. Pour faire le bon choix, nous vous conseillons de comparer et de tester différents logiciels. Cela vous permettra de déterminer celui qui répond le mieux à vos attentes. Si vous espérez avoir des résultats positifs et optimisés, préférez les SIRH payants à ceux gratuits.
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