Un logiciel de gestion des achats est une solution informatique qui permet de suivre les données liées au service achat d’une entreprise. Il sert, entre autres, à suivre les budgets, générer des factures et à gérer des fournisseurs ainsi que des clients. Voici un petit récap des différents avantages offerts par ce type de logiciels.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion d’achats
Le logiciel de gestion d’achats fait partie des outils indispensables dans la gestion d’une entreprise. Son utilisation présente plusieurs avantages :
Une meilleure gestion des données
Avec un logiciel de gestion des achats, plus besoin d’avoir des registres ou des fichiers de demandes, de commandes, de reçus et/ou de factures. Toutes les données sont centralisées sur une plateforme. Il devient ainsi plus facile de tracer les dépenses et d’éviter les doubles achats.
De plus, l’utilisation de ce type de logiciels est un gage de transparence. Il facilite en effet les vérifications concernant les donneurs d’ordres ainsi que la conformité des contrats exécutés.
Un meilleur contrôle des dépenses
Les logiciels de gestion des achats permettent d’établir en quelques clics des rapports financiers périodiques pour l’entreprise. Ceux-ci renseignent, entre autres, sur les sommes dépensées pour une période donnée, les personnes ayant approuvé les bons de commande, les fournisseurs les plus sollicités, etc.
Les dirigeants peuvent ainsi disposer de données fiables sur les dépenses et les recettes, afin de prendre des décisions de gestion optimales.
Un logiciel de gestion des achats pour en finir avec les erreurs
Les processus d’achats et d’approvisionnement sont de plus en plus complexes au sein des entreprises. En plus du service comptable, il faut prendre en compte les besoins d’autres services comme le service marketing, le service qualité ou encore le service produit.
Une gestion manuelle de ces procédures occasionne souvent donc souvent des erreurs. Recourir à un logiciel de gestion des achats allège considérablement la charge de travail et permet d’éliminer tout risque d’erreur.
Un réel gain de temps
L’utilisation d’un logiciel d’achats réduit considérablement le temps nécessaire, entre autres, pour :
- Passer une commande ;
- Éditer une facture ;
- Demander une approbation d’achat ;
- Effectuer des paiements.
En effet, cela épargne aux employés l’exécution des tâches manuelles redondantes comme la saisie et l’édition de données. Ces derniers peuvent donc se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Par ailleurs, étant donné que ce type de logiciels est utilisable en réseau, il est possible d’intégrer plusieurs membres à la plateforme pour travailler directement en équipe.
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Comment choisir son logiciel de gestion des achats ?
Trois principaux critères sont à prendre en compte dans le choix d’un logiciel de gestion des achats :
L’adaptabilité
L’acquisition d’un logiciel de gestion des achats fait généralement suite à l’utilisation des logiciels bureautiques par les différents acteurs de la chaîne d’achat. Par conséquent, le choix doit se porter sur un logiciel capable de partir des existants pour permettre aux utilisateurs de conserver certaines de leurs habitudes.
Le nouveau logiciel doit également être en mesure d’évoluer pour s’adapter à la croissance de l’entreprise ainsi qu’à ses besoins futurs. Au moment de choisir, anticipez donc des aspects comme l’augmentation du nombre de clients, de fournisseurs ou encore d’articles.
Un logiciel de gestion des achats qui respecte la réglementation
Le logiciel de gestion choisi doit permettre à l’entreprise de se conformer aux normes comptables en vigueur. Il doit également permettre des mises à jour rapides pour suivre leurs changements qui pourraient survenir dans la législation.
L’expérience utilisateur
Assurez-vous que le logiciel pour lequel vous optez soit aussi intuitif que possible. Les utilisateurs doivent pouvoir le prendre en main assez rapidement et maîtriser rapidement ses différentes fonctionnalités. Une solution nécessitant une longue période de formation est souvent un investissement peu profitable qui peut même devenir un handicap.
Testez avant d’acheter !
Les fournisseurs de logiciels de gestion des achats offrent généralement une période d’essai gratuite. Profitez-en donc pour tester ou faire tester les fonctionnalités par vos collaborateurs avant de valider l’achat.
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