Représentant fiscal : qu’est-ce que c’est et comment le désigner ?

représentant fiscal

Les sociétés établies hors de l’Union Européenne ont certaines obligations, notamment en ce qui concerne les taxes. Un représentant fiscal doit les représenter sur le sol français et les accompagner dans toutes leurs démarches en matière de TVA. Découvrez en quoi consiste les missions d’un représentant fiscal et la procédure pour le désigner.

Qu’est-ce qu’un représentant fiscal ?

Le représentant fiscal travaille pour les sociétés assujetties établies en dehors de l’Union Européenne. Il assure pour elles toutes les formalités liées à l’immatriculation à la TVA au sein de l’UE. Il s’occupe d’accomplir toutes les obligations incombant à son client afin que ce dernier respecte la législation fiscale.

Les obligations d’une entreprise hors de l’Europe

Une société établie en dehors de l’Union Européenne doit engager des opérations soumises à la TVA. C’est l’une des directives européennes qui obligent ces sociétés à s’offrir les services d’un représentant fiscal. Cette obligation répond à un objectif clair, celui de garantir la sécurisation de la gestion de la taxe.

Toutes les entreprises qui réalisent des opérations soumises à la TVA française doivent s’acquitter des services d’un représentant fiscal. Celui-ci doit être établi en France. Sont dispensées les entreprises réalisant des opérations uniquement en suspension de TVA portant sur des biens placés sous un régime douanier ou en entrepôt fiscal.

Que fait un représentant fiscal ?

Le représentant fiscal doit assurer la conformité fiscale de son client. Il vérifie le flux des marchandises ainsi que les différentes factures. Il dépose également les déclarations de TVA suivant les règles en vigueur. Le représentant fiscal joue un rôle essentiel puisqu’il engage sa responsabilité auprès du Fisc.

Parmi ses différentes missions, le représentant fiscal doit :

  • identifier fiscalement son client afin de lui faire obtenir son numéro de TVA ;
  • vérifier et traiter tous les documents fiscaux de l’entreprise ;
  • déclarer les TVA locales en effectuant la saisie et le dépôt de toutes les déclarations d’échanges (biens et services) ;
  • gérer les demandes de remboursement de TVA ;
  • prêter assistance à son client en cas de contrôle fiscal ;
  • suivre les réglementations fiscales à l’échelle locale et européenne ;
  • être l’intermédiaire entre la société et les administrations locales.

Représentant fiscal, désignation et procédure

Le choix du représentant fiscal s’avère libre. La société peut sélectionner son propre représentant (un seul et non plusieurs). Toutefois, ce dernier doit obligatoirement être assujetti à la TVA française et être connu des services fiscaux. Le siège de son activité doit être clairement établi en France.

La désignation du représentant fiscal s’effectue suivant une procédure bien précise. La société doit stipuler par courrier le nom de la personne engagée. Pour être valide, la lettre doit comporter un certain nombre d’éléments :

  • les noms et adresses de la société ainsi que du représentant fiscal ;
  • l’acceptation par le représentant de sa désignation par l’entreprise ;
  • son engagement à accomplir sa mission ;
  • sa date de prise de fonction.

Le document est transmis par le représentant fiscal lui-même au service des impôts dont la société dépend. Les impôts se chargeront ensuite de lui notifier par écrit l’acceptation ou le refus de son accréditation.

Procédure pour le remboursement de la TVA

Le remboursement de la TVA est demandé au service des impôts. Les sociétés ont jusqu’à la fin du sixième mois suivant l’année civile en cours pour le réclamer.

La demande doit être effectuée sur l’imprimé prévu à cet effet (imprimé n°3559), et accompagnée des factures, des documents importants ainsi que de toutes les pièces justificatives. L’imprimé est rempli en langue française uniquement.

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